Fájlok áthelyezése a SharePointban

A SharePoint fájlkezelés áttekintése

Készen áll a fájlok kezelésére a SharePointban? Nincs mit!

Az egyik áthelyezése: kattintson a … gombra, válassza az „áthelyezés” lehetőséget, válassza ki a célkönyvtárat/mappát/webhelyet, és erősítse meg.

hogyan lehet egy üres oldalt törölni a wordben

Többet mozgatni? Válassza ki mindet, majd kövesse ugyanazt a folyamatot.

Segítségért a fájlok keresésében? Használja a SharePoint keresősávját!

Tartsa rendszerezett tartalmait a nem kívánt vagy elavult fájlok rendszeres törlésével. Profi tipp: Használja a metaadatokat és a címkézést a könnyebb jövőbeli keresések érdekében.

Mozogjunk!

Fájlok áthelyezése a SharePoint-könyvtárakon belül

Fájlok áthelyezése a SharePoint könyvtárakban

Ha fájlokat szeretne áthelyezni a SharePoint-könyvtárakba, kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:

1. Válassza ki az áthelyezni kívánt fájlokat : Válassza ki az áthelyezni kívánt fájlokat az egérkurzorral.
2. Kattintson az Áthelyezés gombra : Miután kiválasztotta a fájlokat, lépjen a parancssorba, és kattintson az Áthelyezés gombra.
3. Válassza ki az úti célt : Megnyílik egy felugró ablak. Válassza ki a célmappát, ahová át szeretné helyezni a fájlokat, és kattintson az Áthelyezés gombra.

Ezenkívül fontolóra veheti egy mappastruktúra létrehozását a projekt vagy az osztály igényei alapján. Ez lehetővé teszi a nagyobb rendszerezést és a fájlok egyszerűbb kezelését. Engedélyeket is beállíthat a fájlokhoz való hozzáférés szabályozására, így csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzá és módosíthatják azokat. Ha követi ezeket a javaslatokat, javíthatja SharePoint-élményét, és megőrizheti a fájlok rendezettségét és biztonságát.

Az áthelyezendő fájlok kiválasztása a SharePointban olyan, mintha azt próbálnánk kiválasztani, hogy melyik gyermeket mentsük meg egy égő épületből, kivéve, ha kevésbé érzelmi kötődéssel.

Hogyan válasszuk ki az áthelyezendő fájlokat

A SharePoint-könyvtárakba áthelyezendő fájlok kiválasztása egyszerű lehet. Ehhez nyissa meg a dokumentumtárat, és válassza ki az áthelyezni kívánt fájlokat. Itt van a 3 lépéses útmutató :

1. Jelölje be a jelölőnégyzetet minden fájl mellett.
2. Nak nek válasszon több elemet , tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson az egyes fájlokra.
3. Jelölje be a jelölőnégyzetet a Név címke előtt az összes elem egyszerre történő kiválasztásához.

Ne feledje, hogy túl sok elem kiválasztása befolyásolhatja a rendszer teljesítményét. Tehát csak azt válassza, amire szüksége van. Amikor fájlokat helyez át vagy másol át a SharePointban, ne törölje azokat az eredeti helyükről, amíg nem biztos benne, hogy sikeresen áthelyezték őket. Győződjön meg arról, hogy az engedélyek is megmaradnak.

Összefoglalva, a dokumentumok SharePointban történő áthelyezésére vonatkozó bevált gyakorlatok megértése időt takarít meg, és garantálja, hogy minden adat problémamentesen továbbítható.

Ez elképesztő Microsoft nem számított SharePoint hogy olyan sikeres legyen, mint ma, amikor először 2001-ben elindult. Egy egyszerű dokumentumkezelő eszköznek kellett volna lennie, de a vállalatok felismerték a benne rejlő lehetőségeket, és együttműködési központként használták fel. Nincs szüksége személyi asszisztensre a fájlok SharePointban való mozgatásához – csak húzza át!

Fájlok áthelyezése a drag and drop módszerrel

Gyorsan vigye át a dokumentumokat a drag and drop módszerrel! Íme egy 6 lépésből álló útmutató:

1. Nyissa meg SharePoint webhelyét. Menjen a dokumentumtárba.
2. Kattintson az áthelyezni kívánt fájlra.
3. Tartsa lenyomva az egérgombot, és húzza át.
4. Zöld pluszjel jelzi, hogy áthelyezi a fájlt.
5. Engedje fel az egérgombot, hogy az új helyére kerüljön.
6. A fájl most az új helyén van!

Több fájlt is áthelyezhet egyszerre. Csak válassza ki őket, mielőtt áthúzná őket.

Ha nem találja a mappát vagy a könyvtárat, használja a SharePoint kereső funkcióját – ez segít bizonyos mappák gyors megtalálásában.

Rendezze dokumentumait világos elnevezési konvencióval. Így könnyen azonosíthatja és csoportosíthatja a hasonló fájlokat.

Fájlok áthelyezése a move to paranccsal

1. Válassza ki az áthelyezni kívánt fájlt vagy mappát.
2. Kattints a Költözik gombra a könyvtár tetején.
3. A felugró ablakban válassza ki, hogy hova szeretné áthelyezni.
4. Kattintson Mozog .
5. Menjen a célkönyvtárba, és ellenőrizze, hogy ott van-e.

Ez ennyire egyszerű! Ezzel könnyedén rendezve és hozzáférhetővé teheti dokumentumait.

Írd fel: Amikor áthelyez egy fájlt vagy mappát, az összes kapcsolódó metaadat is megjelenik. Ez azt jelenti, hogy minden releváns információ a dokumentumban marad.

Érdemes megjegyezni: A Microsoft SharePoint több mint 190 millió felhasználóval rendelkezik 2021-ben, így az egyik legnépszerűbb elérhető vállalati tartalomkezelő rendszer. Bárcsak a való élet olyan egyszerű lenne, mint a SharePoint Move To parancsa!

Fájlok áthelyezése a copy to paranccsal

A Másold parancs segítségével gyorsan és egyszerűen cserélhet fájlokat a SharePoint-könyvtárakon belül! Íme, hogyan működik benne 4 egyszerű lépés :

1. Válassza ki az áthelyezni kívánt fájlt vagy mappát.
2. Kattints a Másold gombot az eszköztáron.
3. Válassza ki a célkönyvtárat vagy mappát.
4. Kattintson rendben és bam! Nézze meg, hogy fájlja vagy mappája az új helyére teleportálódik.

A fejjel: Másold másolatot készít a fájlról vagy mappáról, ahelyett, hogy teljes egészében áthelyezné. Ez azt jelenti, hogy nincs adatvesztés az átviteli folyamat során .

Profi tipp : Ha más megközelítést szeretne, próbálja ki a Költözik parancs. Ez is megteszi a dolgát!

Fájlok mozgatása SharePoint-könyvtárak között

Dokumentumok mozgatása különböző SharePoint-könyvtárak között

A fájlok áthelyezése a SharePoint-könyvtárak között gyakori feladat a SharePoint-rendszergazdák számára. Fontos jelenteni, hogy a SharePoint-felhasználók néhány egyszerű lépésben áthelyezhetik a dokumentumokat a könyvtárak között.

1. Válassza ki az áthelyezni kívánt dokumentumot vagy dokumentumokat.
2. Menj a 'Fájlok lap' . Innen válassza ki az „Áthelyezés” gombot a parancscsoportban.
3. Válassza ki a célkönyvtárat az elérhető könyvtárak legördülő listájából.

Egyedülálló részlet, amit érdemes megjegyezni, hogy a SharePoint nem távolítja el az eredeti dokumentumot a forráskönyvtárból. Csak a fájlt másolja a célkönyvtárba. Ez előnyt jelent, ha meg akarja őrizni a dokumentum történetét.

Hasonló hangnemben érdemes megjegyezni, hogy amikor a SharePoint először megjelent a piacon, forradalmi termékként emlegették, amely megváltoztatja a dokumentumok tárolását és megosztását. A SharePoint azóta világszerte számos szervezet kulcsfontosságú elemévé vált, és segíti az együttműködési kezdeményezéseket, a dokumentumkezelést és a szervezést.

A megfelelő könyvtárak kiválasztása kulcsfontosságú, mert a fájlok áthelyezése anyukád receptmappájába katasztrófa receptje lenne.

Hogyan válasszuk ki a forrás- és célkönyvtárakat

A forrás- és célkönyvtárak kiválasztása a SharePointban ijesztő lehet. De a megfelelő lépésekkel gyorsan megtehető! Itt vannak 5 egyszerű lépés a forrás- és célkönyvtárak kiválasztásához:

1. Jelentkezzen be a SharePointba, és keresse meg az áthelyezni kívánt fájlokat tartalmazó dokumentumtárat.
2. Jelölje be az átvinni kívánt fájlok melletti négyzeteket.
3. Találd meg Költözik gombra, és kattintson rá.
4. Megjelenik egy ablak – böngésszen a webhely dokumentumtárai között, amíg meg nem találja a kívánt helyet.
5. Aztán üss Gyere ide , és kész!

Ha egyszerre nagy mennyiségű fájlt visz át, az lelassíthatja a rendszert vagy hibákat okozhat. Inkább próbálkozzon kisebb tételekkel.

Csakúgy, mint egy eseményhez való felszerelés kiválasztása, a SharePoint-könyvtárak fájlátvitelhez való kiválasztása is alapos megfontolást igényel. Egyik kollégám egyszer fontos szerződéseket vitt át rossz könyvtárba, ami időt és termelékenységet veszített. Ügyeljen arra, hogy kövesse utasításainkat, hogy elkerülje az ilyen szerencsétlenségeket! Végül egy módszer a fájlok izzadság nélküli mozgatására – hacsak természetesen nem mozgatja át számítógépét.

Fájlok áthelyezése a move to paranccsal

A SharePoint-könyvtárak fájljainak áthelyezése egyszerű lehet a move to paranccsal. Itt van, hogyan:

1. Válassza ki a fájl(oka)t.
2. Kattints a Költözik gomb.
3. Válassza ki a célkönyvtárat.
4. Válasszon ki egy almappát a könyvtárban.
5. Találat Mozog és várja a megerősítést.

Ezt ne felejtsd el a hivatkozások és engedélyek nem kerülnek átvitelre automatikusan az új helyre. Ha sok fájlt helyez át, ez eltarthat egy ideig. Tehát győződjön meg róla, hogy van megfelelő felhasználói jogosultsági szintek és hálózati kapcsolat . Például az egyik vállalat több lényeges fájlt áthelyezett, de elhanyagolta a hivatkozások és engedélyek frissítését. Ez zavart okozott a csapatukban, amíg az IT-től nem kértek segítséget.

Ha követi ezeket a lépéseket, bárki könnyedén és gyorsan áthelyezheti a fájlokat a SharePoint-könyvtárak között, probléma és késedelem nélkül.

Másolás parancsba: Mert amikor a húzás túl hétköznapi!

Fájlok áthelyezése a copy to paranccsal

Másold egyszerű módja a fájlok áthelyezésének a SharePoint-könyvtárak között. Itt van, hogyan:

1. Jelölje ki az áthelyezni kívánt fájlokat a nevük melletti négyzet bejelölésével.
2. Kattints a Másold gombot az oldal tetején.
3. Ban,-ben Másolat párbeszédpanelen válassza ki Válasszon úti célt .
4. Böngésszen és válassza ki a célkönyvtárat.
5. Kattintson Másolat befejezni.

Ne feledje, ha bejelöli a négyzetet „Tartalom áthelyezése, ha van” , akkor a fájl eltávolításra kerül az eredeti helyről. A kapcsolódó metaadatok, verziók és engedélyek is átvitelre kerülnek.

Profi tipp: Először készítsen biztonsági másolatot a fontos fájlokról, vagy tesztelje nem létfontosságú dokumentumokkal. Győződjön meg arról, hogy a felhasználók mindkét könyvtárhoz rendelkeznek hozzáférési jogokkal, így gond nélkül megtekinthetik és szerkeszthetik a tartalmat.

Miért ne élvezné a fájlok SharePoint-webhelyek közötti mozgatásának izgalmát ahelyett, hogy stresszes vakációra indulna?

Fájlok mozgatása különböző SharePoint-webhelyek között

1. bekezdés:

A fájlok áthelyezése a SharePoint-webhelyek között zökkenőmentesen elvégezhető egyszerű lépések követésével. Ezekkel a lépésekkel perceken belül átviheti a fájlokat a webhelyek között.

2. bekezdés:

1. Először keresse meg az áthelyezni kívánt célfájlt a jelenleg található SharePoint-webhelyre navigálással.
2. Miután megtalálta, válassza ki a fájlt, és nyomja meg a gombot 'Másolat' gombot a felső sávból.
3. Keresse meg a cél SharePoint webhelyet, és nyomja meg a gombot 'Paste'. gombot a felső sávból a fájl mozgatásához.

3. bekezdés:

A SharePoint-webhelyek közötti fájlok átvitele során fontos megjegyezni, hogy a fájlhoz kapcsolódó összes felhasználói engedély, metaadat és verzióelőzmény megmarad, így a folyamat zökkenőmentes és kényelmes minden felhasználó számára.

4. bekezdés:

ékezetes billentyűzet

Profi tipp: A fájlok SharePoint-on belüli mozgatása közben tanácsos olyan fájlstruktúrát fenntartani, amely lehetővé teszi a webhelyek közötti könnyű navigációt. Ez megkönnyíti a fájlok megtalálásának folyamatát és időt takarít meg.

A tökéletes forrás- és célhelyek kiválasztása a SharePointban olyan, mintha tűt szednénk ki a szénakazalból, de bekötött szemmel.

Hogyan válasszuk ki a forrás- és céloldalakat

A forrás- és célhelyek kiválasztása a SharePointban fontos lépés a köztük lévő fájlok átvitele során. Lássuk, hogyan kell csinálni!

1. Keresse meg a forráshelyet – Nyissa meg a SharePoint webhelyet, kattintson a fogaskerék ikonra, és válassza a Webhely információi lehetőséget. Jegyezze fel a webhely URL-jét.
2. Válassza ki a célhelyet – Nyisson meg egy másik SharePoint-webhelyet, és hajtsa végre az 1. lépést az URL mentéséhez.
3. Ellenőrizze az engedélyeket – Mielőtt elkezdené, győződjön meg arról, hogy mindkét webhelyhez hozzáfér.
4. Fájlok elérése – Keresse meg az áthelyezni kívánt fájlokat az egyes webhelyek dokumentumtárának felfedezésével vagy a keresés használatával.
5. Fájlok áthelyezése – A szükséges fájlok kiválasztása után kattintson az Áthelyezés lehetőségre a Fájlok lapon, majd válassza ki a célhelyet a SharePoint Site Picker alkalmazásból.

Ne feledje, hogy a fájlhivatkozások és a metaadatok elveszhetnek, amikor fájlokat mozgat a Sharepoint webhelyei között. Ezért bölcs dolog az összes kapcsolódó elemet még egyszer frissíteni a könnyű navigáció és a különböző forrásokból származó dokumentumok használata érdekében.

Mondjon búcsút az unalmas fájlátvitelnek – A költözés a parancs segítségével gyerekjáték a webhelyek áthelyezése a SharePointban!

Fájlok áthelyezése a move to paranccsal

Az Áthelyezés paranccsal egyszerűvé válik a fájlok átvitele a SharePoint-webhelyek között. Kovesd ezeket a lepeseket:

1. Keresse meg az áthelyezni kívánt fájlt tartalmazó dokumentumtárat vagy oldalt.
2. Válassza ki a fájlt.
3. Koppintson a 'Költözik' a képernyő tetején lévő szalagon, és válassza ki a célhelyet.
4. A fájl mostantól az új otthonában lesz.

Megjegyzés: ezzel a módszerrel csak közvetlenül a SharePoint dokumentumtárban tárolt dokumentumok és egyéb fájlok helyezhetők át. A mellékleteket nem lehet áthelyezni.

Ha bármilyen probléma merül fel, vagy segítségre van szüksége, forduljon SharePoint-rendszergazdájához.

Amikor fájlokat mozgat a SharePoint-webhelyek között, ne feledje:

• Állítson be megfelelő engedélyeket mind a forrás, mind a céloldal számára.
• Az áthelyezés előtt ellenőrizze, hogy követnie kell-e valamilyen munkafolyamatot vagy üzleti folyamatot.
• Először tesztelje a nem kritikus fájlokat – ezzel elkerülhető a véletlen törlés.

A move to parancs használata hatékony a fájlok SharePoint-webhelyek közötti áthelyezéséhez. Ezekkel a lépésekkel és bevált gyakorlatokkal zökkenőmentessé és stresszmentessé teheti a folyamatot. A fájlok áthelyezése a SharePoint-webhelyek között még soha nem volt ilyen egyszerű – próbálja ki még ma az Áthelyezés parancsot!

Fájlok áthelyezése a copy to paranccsal

A Másold parancs ideális a SharePoint-webhelyek közötti fájlok átviteléhez. Itt van, hogyan:

1. Válassza ki az áthelyezni kívánt fájlokat a dokumentumtárból.
2. Kattints a Másold parancsot a szalagon.
3. Válassza ki azt a helyet vagy webhelyet, ahová át szeretné helyezni a fájlokat, majd kattintson a Másolás gombra.
4. A fájlok sikeres áthelyezése után egy megerősítő üzenet jelenik meg.

Ne feledje: figyelmeztető üzenet jelenhet meg, ha fájlokat másol át SharePoint-tartományok között. Győződjön meg arról, hogy a céloldal is rendelkezik a megfelelő jogosultságokkal, különben engedélyekkel kapcsolatos problémákba ütközhet.

Nemrég az egyik csapattag rossz mappába helyezte át az összes projektdokumentációját. ajánlottam a Másold parancsot, amellyel gyorsan és pontosan megoldottuk a problémát. Ha dokumentumokat kell átvinnie mappák vagy webhelyek között, ez a parancs nagy segítség!

Tippek a sikeres fájlmigrációhoz a SharePointban

Tippek a sikeres fájlátvitel biztosításához a SharePointban

A SharePoint egy hatékony eszköz, amely lehetővé teszi a felhasználók számára értékes adatok tárolását, rendszerezését és megosztását. Ha azt tervezi, hogy fájljait a SharePoint platformra migrálja, akkor gondoskodnia kell arról, hogy a fájláttelepítési folyamat zökkenőmentes és sikeres legyen. Íme három tipp a sikeres és hibamentes fájlmigráció biztosításához a SharePointban:

1. Tervezés és előkészítés: A migrációs folyamat megkezdése előtt elengedhetetlen tervezni és előkészíteni . Elemezze adatait, és készítsen listát az áttelepítendő fájlokról. Győződjön meg arról, hogy rendelkezik a fájlok áttelepítéséhez szükséges engedélyekkel. Ezenkívül készítsen biztonsági másolatot a meglévő adatokról, hogy biztos legyen abban, hogy bármilyen váratlan hiba esetén; továbbra is hozzáférhet az eredeti adatokhoz.
2. Válassza ki a megfelelő eszközöket: A SharePoint számos eszközt kínál a fájlok átviteléhez. Válasszon olyan eszközt, amely megfelel az Ön igényeinek és biztosítja a szükséges funkciókat . Ne feledje, hogy egyes eszközök nem kompatibilisek bizonyos fájltípusokkal, vagy korlátozhatják az átvitt fájlok számát. Ezért fontos a megfelelő eszközök kiválasztása.
3. Tesztmigráció: Az áttelepítési folyamat tesztelése a teljes körű migráció végrehajtása előtt kulcsfontosságú. A folyamatot úgy tesztelheti, hogy áthelyez néhány fájlt, és ellenőrzi azok szerkezetét és tartalmát a SharePointban. A tesztelés lehetővé teszi a lehetséges hibák vagy problémák azonosítását, amelyeket a teljes körű áttelepítés előtt orvosolni kell .

Kulcsfontosságú annak biztosítása, hogy az adatok érintetlenek maradjanak a migrációs folyamat során. A SharePoint különféle szolgáltatásokat kínál, például verziószámítást, tartalomtípusokat és metaadatokat az adatok integritásának megőrzése érdekében. Ha ezeket a funkciókat választja, biztosíthatja, hogy az adatok biztonságban és szervezett formában maradjanak.

Egy kis tervezés és előkészítés jelentősen csökkentheti a hibák és a leállások esélyét a fájlok SharePointba való áttelepítése közben. E tippek szem előtt tartása és az óvintézkedések megtétele segíthet a sikeres áttelepítésben anélkül, hogy veszélyeztetné értékes adatait.

Tudta, hogy a migrációs folyamat gondos tervezést és végrehajtást igényel? Sok felhasználó tapasztalt migrációs hibákat a tervezési fázisban fellépő hibák miatt. Ilyen például egy olyan vállalat, amely biztonsági mentés nélkül költöztette át a kritikus adatokat a SharePointba, ami értékes információk elvesztését eredményezte. Ezért elengedhetetlen az áttelepítési folyamat megtervezése, és az eredeti adatokról biztonsági másolat készítése az ilyen szerencsétlenségek elkerülése érdekében.

Miért javítsunk ki egy hibás hivatkozást, ha csak úgy teszünk, mintha szándékos lett volna, és „hiperhivatkozás-művészetnek” nevezhetjük?

Hogyan kerüljük el a hibás linkeket

A megszakadt hivatkozások frusztrációt és zavart okozhatnak a SharePoint-felhasználókban. Ennek elkerüléséhez használja ezt a 6 tippet:

• Válasszon relatív URL-eket az abszolút URL-ek helyett
• Használja ki az URL-átirányítási eszközöket, például az URL-újraírást
• Módosítsa a hivatkozásokat a fájláttelepítés után
• Gyakran használjon hivatkozás-ellenőrző eszközöket a hibás hivatkozások ellenőrzésére
• Hozzon létre egyéni hibaoldalakat
• Remélhetőleg nem töröl vagy helyez át olyan fájlokat, amelyek más fájlokhoz vagy oldalakhoz kapcsolódnak

Előzetesen értesítse a felhasználókat minden változásról vagy frissítésről. Profi tipp: Rendszeresen figyelje és kövesse nyomon webhelye elemzését, hogy azonnal megtalálja a hibás linkeket.

Megőrzi a fájljogosultságokat a SharePointban? Olyan ez, mint egy macskát kalapban tartani – nehéz megtenni, hacsak nem ismeri a gyakorlatot.

Hogyan biztosítható a fájlengedélyek megőrzése

A fájljogosultságok megőrzése a SharePoint migráció során elengedhetetlen . Ennek biztosítására itt vannak 6 lépés :

1. Dokumentálja az engedélyszinteket a forrásrendszer minden fájljához/mappájához.
2. Ugyanazokat a csoportokat és felhasználókat hozza létre a célkörnyezetben.
3. Rendelje hozzá ugyanazokat a jogosultsági szinteket.
4. Tesztelje az engedélyszinteket az áttelepítés előtt.
5. Fájlok/mappák migrálása egyedi engedélyszintek megtartásával.
6. Győződjön meg arról, hogy az engedélyek az áttelepítés után is pontosak maradnak.

Az áttelepítés során könnyen előfordulhatnak engedélyes biztonsági rések. Tehát tesztelje és érvényesítse az engedélyszinteket a folyamat során.

Egy vállalat nemrégiben migrált a Microsoft 365-re, és illetéktelen hozzáférési problémákat tapasztalt a helytelen felhasználói engedélyek miatt. Az informatikai személyzetnek vissza kellett mennie az összes migrált adaton, és újból engedélyeket kellett kérnie, ami késéseket okozott az üzleti folyamatokban. Ez azt mutatja, hogy mennyire fontos megtervezni és végrehajtani a SharePoint fájlmigrációt bizalmas adatokkal – különösen a felhasználói engedélyek pontos karbantartása érdekében.

Fájl verzióelőzmények: Kövesse nyomon az összes hibáját és sikerét!

A fájlok verzióelőzményeinek karbantartása a migráció során

Őrizze meg verzióelőzményeit, amikor fájlokat migrál a SharePointba! A következőket kell tennie:

1. Győződjön meg arról, hogy a verziókezelés engedélyezve van forrás- és célkönyvtárban egyaránt.
2. Tartalmazza a teljes forráskönyvtárat a vándorlásban.
3. Használjon migrációs eszközt amely támogatja a verzióelőzmények átvitelét.

Ha az áttelepítés során fájlokat helyez át vagy nevez át az eredeti könyvtáron kívülre, a verzióelőzmények elvesznek. Ennek elkerülése érdekében ügyeljen a fájlok helyére és a névkonvenciókra.

Is, készítsen biztonsági másolatot az összes fájlról migráció előtt. Ez segít, ha bármi baj történik az átvitel során.

Szóval, ki a régivel és be az újjal – hacsak nem vagy gyűjtögető, aki szereti a 90-es évekbeli hajlékonylemezeiket!

A régi fájlok áttelepítés utáni tisztításának bevált módszerei

Karbantartja SharePoint környezetét? A régi fájlok törlése a migráció után elengedhetetlen. Segíti a csapata hatékonyabb munkáját, és javítja az általános élményt. Íme, hogyan kell csinálni:

1. Keresse meg az ismétlődő fájlokat. Használjon olyan eszközöket, mint pl SharePoint Manager vagy Powershell hogy megtaláljuk őket. Óvatosan törölje – ne töröljön semmilyen kritikus dokumentumot!
2. Archívum régi fájlokat. A szükségtelen dokumentumok áthelyezése archivált állapotba – csak megtekintés, szerkesztés nélkül.
3. Ellenőrizze a nem használt fájlokat. Keressen olyan dokumentumokat, amelyekhez hosszú ideje nem fértek hozzá. Távolítsa el, ha nem releváns.
4. Tartsa meg a fontos fájlokat. Tartsa meg a törvény által előírt dokumentumokat, megfelelőségi szabványokat, üzletmenet-folytonossági terveket.
5. Használja a metaadatokat és a keresést. A keresés javítása érdekében alkalmazzon metaadatcímkéket. A felhasználók megtalálhatják a szükséges információkat.
6. Kommunikáció az érdekelt felekkel. Tájékoztassa őket a tisztítási tervről, és tanítsa meg a fájlok rendezésének bevált módszereit.

Ezenkívül jelentések/elemzések segítségével rendszeresen ellenőrizheti az adatokat a SharePointban a környezet állapotának nyomon követése érdekében.

Ja, és figyelem: a Microsoft kijelenti, hogy a OneNote-jegyzetfüzetek nem migrálhatók SharePoint-on keresztül! Egy cégnek két napos tesztelésébe telt, mire rájött. Tehát ügyeljen arra, hogy a technológiai integrációkkal kapcsolatban olvasson a sorok között.

Akkor nem lesz szükséged végtelen kávézós kódolásokra vagy álmatlan éjszakákra!

Következtetés

A hatékony fájlátvitelhez a SharePointban elengedhetetlen az alapok ismerete. Ismerkedjen meg a dokumentumtár nézet és hasznosítani drag & drop eszközöket a folyamat egyszerűsítésére. Ezenkívül hozzon létre mappákat a SharePointban az egyszerű rendszerezés és a gyorsabb dokumentumkeresés érdekében.

Legyen erre tekintettel fájlok mozgatása befolyásolhatja az engedélyeket vagy a dokumentumok közötti hivatkozásokat. A dokumentumokat célszerű új helyre másolni, mielőtt törli őket az eredeti mappájukból.

Használja a SharePoint-ot verziótörténet funkció. Ez biztonsági hálót biztosít a véletlen törlések vagy az átviteli folyamat során végrehajtott módosítások ellen. Szükség esetén lehetővé teszi a dokumentumok korábbi verzióinak visszaállítását is.

Összefoglalva, a fájlok átvitele a SharePointban alapos átgondolást és a részletekre való odafigyelést igényel. Megfelelő tervezéssel és az elérhető funkciók használatával a folyamat hatékony és egyszerű lehet a felhasználók számára.

Gyakran Ismételt Kérdések

1. Hogyan helyezhetek át fájlokat a SharePointban?

Egyszerűen válassza ki az áthelyezni kívánt fájlt vagy fájlokat, kattintson az Áthelyezés gombra, és válassza ki a célmappát a legördülő menüből. Alternatív megoldásként áthúzhat fájlokat egyik mappából a másikba.

2. Áthelyezhetek fájlokat különböző SharePoint-webhelyek között?

Igen, áthelyezhet fájlokat különböző SharePoint-webhelyek között, ha rendelkezik a szükséges engedélyekkel. Egyszerűen válassza ki az áthelyezni kívánt fájlt vagy fájlokat, és válassza ki a célhelyet az Áthelyezés legördülő menüből.

3. Visszavonhatok egy fájláthelyezést a SharePointban?

ablakvédő ablakok

Igen, a fájláthelyezést visszavonhatja a SharePointban, ha a sikeres áthelyezés után megjelenő Visszavonás gombra kattint. A fájlt vissza is helyezheti az eredeti helyére.

4. Hogyan helyezhetek át nagy számú fájlt a SharePointban?

A SharePointban nagyszámú fájlt áthelyezhet, ha egyszerre több fájlt jelöl ki a Shift vagy Ctrl billentyűvel, vagy a fájllista fejlécében található jelölőnégyzetre kattint. Ezután az összes kiválasztott fájlt áthelyezheti a kívánt helyre.

5. Mi történik a fájlhivatkozásokkal, miután fájlokat helyezek át a SharePointban?

A fájlhivatkozások automatikusan frissülnek a SharePointban végrehajtott sikeres áthelyezés után. Javasoljuk azonban, hogy tesztelje a hivatkozásokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az áthelyezés után megfelelően működnek.

6. Mit tegyek, ha nem rendelkezem a fájlok SharePointban való áthelyezéséhez szükséges engedélyekkel?

Ha nem rendelkezik a szükséges engedélyekkel a fájlok SharePointban történő áthelyezéséhez, vegye fel a kapcsolatot a webhely rendszergazdájával vagy az IT-részleggel, és kérje a szükséges engedélyeket.