Oliver Peterson 2022. július 6. Üzleti műveletek A folyamatos fejlesztés adatgyűjtés nélkül olyan, mint tábla vagy térkép nélküli terepfutás.
Az adatgyűjtés létfontosságú a fejlesztésekhez, mert e nélkül nincs valódi bizonyíték arra, hogy bármilyen probléma is létezne.
Miért csinálsz fejlesztéseket? Valóban probléma, vagy csak a pillanatnyi csalódottság torz?
Igen, a frusztrációja támpontokat adhat arra vonatkozóan, hogy mi a probléma gyökere, de ha önmagában az érzéseire hagyatkozik, hosszú távon nem fog pontos eredményeket elérni.
Ebben segíthet az adatgyűjtés. Az Analytics funkció segítségével objektív, elfogulatlan képet festhetünk az adott folyamat jelenlegi állapotáról, és segíthet kiemelni a potenciálisan javítható területeket.
Tehát kezdjük azzal, hogy végigjárjuk a folyamatoptimalizálás 5 folyamatos fejlesztési lépését:
- 1. lépés: Határozza meg a javítandó folyamatot
- 2. lépés: A hatékonyság értékelése és a fejlesztések meghatározása
- 3. lépés: Hajtsa végre a folyamatfejlesztéseket
- 4. lépés: Tesztelje és kövesse nyomon a frissített folyamatot
- 5. lépés: Optimalizálja a folyamatot automatizálással
1. lépés: Határozza meg a javítandó folyamatot
Egyetlen folyamat sem tökéletes, de vannak olyanok, amelyek folyamatosan problémákat okozhatnak. Itt kell kezdeni.
Jegyezze fel azt a folyamatot, amely leggyakrabban Ön és csapata idejét és erőforrásait vesztegeti.
Ezután teljes mértékben meg kell értenie ezt a folyamatot a következő kérdések megválaszolásával:
- Mi a folyamat célja?
- Mikor kezdődik és mikor ér véget?
- Melyek az egyes tevékenységek a folyamaton belül?
- Milyen részlegek/alkalmazottak érintettek?
- Milyen információk kerülnek átvitelre a lépések között?
Az ezekre a kérdésekre adott válaszok segíthetnek kiemelni a folyamatot alkotó összes elemet, és tisztázni kell, hogyan lehet a legjobban megközelíteni az optimalizálást, kezdve a konkrét célokkal, amelyeket ez a folyamat megpróbál elérni.
Miért érdemes dokumentálnia folyamatait?
Mielőtt továbblépnénk, fontos, hogy tedd fel magadnak a kérdést: Mennyire jó a folyamatdokumentációm?
Lehet, hogy tudja, mely folyamatokat kell frissíteni, de ha nincs egyértelmű folyamatdokumentációja , a folyamatos fejlesztés lényegében lehetetlen.
hogyan lehet naptárat hozzáadni a sharepoint webhelyhez
A folyamatos fejlesztés csak akkor működik, ha megnézed, hogyan működött valami korábban, és összehasonlíthatod az elvégzett változtatásokkal. Az egyértelműen megírt, hozzáférhető folyamatdokumentáció a legjobb módja a folyamatos fejlesztésnek.
2. lépés: A hatékonyság értékelése és a fejlesztések meghatározása
Most, hogy elkészítette a folyamatot, ideje felmérni annak hatékonyságát, és meghatározni, hogy mely fejlesztések lennének a legoptimálisabbak.
Kezdje azzal, hogy rögzíti a folyamat erősségeit és gyengeségeit. Ez segít megérteni, hogy mi működik és mi nem, és hol lehetne javítani.
Előfordulhat, hogy a feladatok egy része egyáltalán nem szükséges a végső cél eléréséhez. Ha ebbe beleütközik, fontolja meg e feladatok egy részének megszilárdítását, vagy akár teljes megszabadulását tőlük. Mindig jobb egy tömör és lényegre törő folyamat, mint egy olyan folyamat, amely túlságosan bonyolult vagy zavaros abban, amit elérni próbál.
3. lépés: Hajtsa végre a folyamatfejlesztéseket
Ha a folyamat jól dokumentált, vagy még jobb, ha folyamatkezelő szoftvert használ, akkor ennek a feladatnak olyan egyszerűnek kell lennie, mint lépésről lépésre végighaladni a folyamaton, és menet közben végrehajtani a változtatásokat.
A folyamatos fejlesztés bevált gyakorlata a folyamat új verzióinak megismétlése, amikor változtatásokat hajt végre. Ez segít megelőzni a felborulást, és megkönnyíti a folyamat különböző verziói közötti adatok nyomon követését és összehasonlítását, így pontosan meghatározhatja, hogy a változtatások valóban fejlesztések-e vagy sem.
Egy másik tipp, hogy egyszerű naplót vezessen az egyes iterációk során végrehajtott változtatásokról, így könnyebben megoszthatja tudását, és mindenki megértheti, milyen változtatásokat, ki és mikor hajtott végre.
4. lépés: Tesztelje és kövesse nyomon a frissített folyamatot
A tesztelés fontos, mindenekelőtt azért, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem rontott el semmit. Futtassa végig a folyamatot, ideális esetben a való világhoz olyan közeli körülmények között, amennyire csak tudja, és győződjön meg arról, hogy minden a várt módon működik.
Fontolja meg a folyamat végső célját – ez még mindig megvalósul?
Miután meggyőződött arról, hogy a folyamatfejlesztések működőképesek, megkezdheti az adatok gyűjtését a változtatások sikerességének értékeléséhez.
A Process Street Analytics használata
A folyamatok, csapata vagy ügyfelei teljesítményének megtekintése elengedhetetlen annak megértéséhez, hogy az Ön által végrehajtott változtatások valóban hatékonyabbak-e vagy sem.
Az olyan információk, mint a feladatok előrehaladása és az aktív/befejezett munkafolyamat-futtatások, segíthetnek megtalálni a szűk keresztmetszeteket, és megérteni, hogyan reagál a csapat a változásokra.
Kattintson ide, ha többet szeretne megtudni a Process Street Analytics szolgáltatásáról.
5. lépés: Optimalizálja a folyamatot automatizálással
Ezen a ponton lényegében készen vagy. A fejlesztéseket azonosította és végrehajtotta, és a siker értékeléséhez képesnek kell lennie arra, hogy idővel nyomon kövesse ezeket a változásokat.
Ha azonban meg akarja tenni a legtöbbet, és a legtöbbet szeretné kihozni munkafolyamat-kezelő szoftveréből , itt az ideje, hogy fontolja meg, mely feladatok (ha vannak) automatizálhatók.
Először is – csak hogy elkerüljük az útból –, ha papírt használ, szinte biztos, hogy hatékonyságnövekedést fog tapasztalni, ha áttér a digitális folyamatkezelésre.
mi az a .pub fájl
A többiek számára, ha adatokat visz át alkalmazások között (például Dropbox-fájlokat ad hozzá manuálisan a Google Drive-hoz), meg kell vizsgálnia, hogy kiküszöbölheti-e a kézi feladatokat valamelyik natív automatizálásunkkal.
Érdemes megnézni a Zapiert, a Power Automate-et és a Make.com mivel rengeteg automatika áll rendelkezésre ott.
Mi a véleménye az 5 folyamatos fejlesztési lépésünkről? Van valami tippje, amit esetleg kihagytunk? Tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben!
