Hogyan készítsünk munkafolyamatot Excelben

Microsoft Excel a munkafolyamatok valódi létező dolgok. Tudtad, hogy? én nem. Azt hittem, hogy az Excel csak diagramok és grafikonok készítésére szolgál, de ez igaz!

Valójában munkafolyamatokat készíthet az Excel használatával. És nem is kell különösebben bonyolultnak lennie. Azt hittem, rettenetesen nehéz lesz, de 15 egyszerű lépés követésével egy alapvető munkafolyamat elkészíthető.

Ebben a cikkben lebontom az Excel-munkafolyamat felépítésének lépéseit, valamint azt, hogy mire használhatja őket.

Azt is megvitatjuk, hogy az Excel-munkafolyamatok valóban korszerűek-e a modern munkafolyamatok világában, és megvizsgálunk néhány nagyszerű alternatívát.

Gyerünk!

Mi az a munkafolyamat?

Kezdésként térjünk vissza az alapokhoz, és részletezzük, mi is valójában egy munkafolyamat.

A munkafolyamat egymással összefüggő lépések vagy feladatok sorozata, amelyek egy adott folyamat befejezéséhez vagy egy adott cél eléréséhez szükségesek. A tevékenységek, információk és erőforrások áramlását képviseli egy szervezeten vagy egyén munkakörnyezetén belül.

A munkafolyamatokat az ismétlődő vagy összetett feladatok egyszerűsítésére és automatizálására tervezték, biztosítva a munka hatékony és következetes előrehaladását. Strukturált keretrendszert biztosítanak, amely meghatározza a folyamatban részt vevő különböző tevékenységek közötti sorrendet, függőségeket és interakciókat.

A munkafolyamatok lehetnek manuálisak vagy automatizáltak, a folyamatot támogató eszközök vagy szoftverek bonyolultságától és elérhetőségétől függően. Az automatizálási eszközök, beleértve a szoftveralkalmazásokat vagy a munkafolyamat-kezelő rendszereket, segíthetik a feladatok automatizálását és egyszerűsítését, csökkentve a kézi erőfeszítést és az emberi hibákat.

Hogyan készítsünk munkafolyamatot Excelben

A munkafolyamatok létrehozása az Excel segítségével nem olyan egyszerű, mint a munkafolyamat-szoftver használata, mivel azt nem munkafolyamat-eszköznek, hanem táblázatkezelőnek tervezték. Vannak azonban még módok meg tudod csinálni és akár automatizálja is a munkafolyamatokat az Excel segítségével, ezért nézzük meg a folyamatot lépésről lépésre.

feldolgozni mit

1. lépés: A munkafolyamat azonosítása

Határozza meg a kívánt folyamatot vagy feladatot egyszerűsítse az Excel használatával . Bármi lehet az adatbeviteltől és elemzéstől a projektmenedzsmentig vagy a készletkövetésig.

2. lépés: Határozza meg a bemeneteket és a kimeneteket

Határozza meg a munkafolyamat elindításához szükséges bemeneteket (adatokat, űrlapokat vagy egyéb erőforrásokat), valamint a kívánt kimeneteket (jelentéseket, számításokat vagy értesítéseket), amelyeket a folyamattól vár.

3. lépés: Tervezze meg a lépéseket

Bontsa le a munkafolyamatot egyes lépésekre vagy szakaszokra. Vegye figyelembe az egyes lépések sorrendjét és függőségeit. Összetett munkafolyamatok esetén előfordulhat, hogy folyamatábrákat vagy diagramokat kell használnia a folyamat megjelenítéséhez.

4. lépés: Hozzon létre munkalapokat

Nyisson meg egy új Excel-munkafüzetet, és hozzon létre munkalapokat a munkafolyamat minden lépéséhez. Az egyes munkalapokat leíró módon nevezze el, hogy kifejezze a célját.

5. lépés: Adatbeviteli űrlapok tervezése

Ha a munkafolyamat magában foglalja a 6. lépést: Adjon meg adatokat

Kezdje el az adatok beírását a megfelelő munkalapokra vagy űrlapokra. A munkafolyamattól függően előfordulhat, hogy manuálisan kell megadnia az adatokat, vagy importálnia kell azokat külső forrásokból.

7. lépés: Használjon képleteket és függvényeket

Használja ki az Excel képleteit és funkcióit a számítások, az adatkezelés és az adatelemzés automatizálásához. Használjon olyan funkciókat, mint pl

• ÖSSZEG
• ÁTLAGOS
• HA
• VLOOKUP

számítások elvégzéséhez és a kívánt kimenetek generálásához.

8. lépés: Alkalmazza a formázást és a feltételes formázást

Formázza megfelelően adatait az olvashatóság javítása érdekében. Használjon feltételes formázást az adatokon belüli konkrét feltételek vagy minták kiemelésére.

9. lépés: Hozzon létre vizualizációkat

Excel ajánlatok különféle diagramtípusok az adatok vizuális megjelenítéséhez. Hozzon létre diagramokat vagy grafikonokat a legfontosabb információk összefoglalásához és hozzáférhetőbb megjelenítéséhez.

Ne feledje, hogy az Excel munkafolyamatai az egyszerűtől az összetettig terjedhetnek. Kezdje egy egyszerű folyamattal, és fokozatosan tegye bonyolultabbá, ahogy egyre jobban megismeri az Excel szolgáltatásait és képességeit. Még olyan is van sablonokat, amelyeket megnézhet !

Excel munkafolyamat használati esetek

Az Excel egy sokoldalú eszköz, amely különféle munkafolyamat-használati esetekben alkalmazható iparágak és funkciók között. Íme öt gyakori felhasználási eset, amikor az Excel-munkafolyamatok jelentősen javíthatják a hatékonyságot és egyszerűsíthetik a folyamatokat:

Adatbevitel és elemzés

Az Excelt széles körben használják adatbeviteli és -elemzési feladatokhoz strukturált adatbeviteli űrlapok létrehozásával, adatérvényesítés alkalmazásával, valamint képletek és függvények használatával. Automatizálhatja a számításokat, adatelemzést végezhet, és jelentéseket készíthet.

Projektmenedzsment

Az Excel a projektmenedzsment értékes eszköze, amely lehetővé teszi a tervezést, a haladás nyomon követését és a projekttel kapcsolatos adatok kezelését. Létrehozhat Gantt-diagramokat, feladatlistákat és idővonalakat a projekt ütemezésének megjelenítéséhez.

Feltételes formázással rendelkezik, amely felhasználható a mérföldkövek, határidők és kritikus utak kiemelésére. A projektadatok képletekkel és függvényekkel való integrálásával automatizálhatja a számításokat, nyomon követheti az erőforrások elosztását és nyomon követheti a projekt költségeit.

Költségvetés és pénzügyi tervezés

Az Excelt gyakran használják költségvetési és pénzügyi tervezési munkafolyamatokhoz. Létrehozhat átfogó költségvetési sablonokat, nyomon követheti a kiadásokat, előrejelezheti a bevételeket és kiszámíthatja a pénzügyi mutatókat.

Beépített funkciói, mint például a SUM, AVERAGE és IF, lehetővé teszik a számítások elvégzését és a pénzügyi adatok elemzését. A munkalapok összekapcsolásával és az Excel adatellenőrzésének használatával pontos és következetes pénzügyi tervezést biztosíthat.

Készletgazdálkodás

A készletkezelési munkafolyamatokhoz nyomon követheti és kezelheti a készletszinteket, a készletmozgásokat és az újrarendelési pontokat. A feltételes formázás funkció kiemelheti az alacsony készletszinteket vagy a közelgő újrarendelési dátumokat. Képletek és függvények használatával automatizálhatja a készletszámításokat, például az újrarendelési mennyiséget és a teljes készletértékelést.

Emberi Erőforrások

Az Excel értékes az emberi erőforrások (HR) munkafolyamataihoz, ideértve az alkalmazottak adatkezelését, a jelenlét nyomon követését, az alkalmazottak bevonását és a teljesítményértékelést. Használható alkalmazotti adatbázisok létrehozására, személyes adatok rögzítésére, távozások nyomon követésére és bérszámfejtésre.

Képletek és függvények használatával automatizálhatja a jelenléti számításokat, jelentéseket készíthet, és HR-elemzést végezhet. A feltételes formázás felhasználható az esedékes értékelések vagy képzési követelmények azonosítására.

Excel munkafolyamat-funkciók

Íme az Excel néhány olyan funkciójának lebontása, amelyeket már láttunk a használati esetekben, valamint néhány más igazán hasznos funkciót:

Adatbevitel és érvényesítés

Az Excel felhasználóbarát felületet biztosít az adatbevitelhez. Egyéni adatbeviteli űrlapokat tervezhet az Excel olyan szolgáltatásaival, mint az adatérvényesítés, a legördülő listák és a beviteli korlátozások. Ez biztosítja, hogy a munkafüzetbe bevitt adatok meghatározott szabályokat követjenek, vagy megfeleljenek az előre meghatározott feltételeknek.

Számítások és képletek

Képletekkel alapvető aritmetikai műveleteket hajthat végre, adatokat összesíthet, feltételes számításokat végezhet stb. Ezek a számítások beágyazhatók a munkafolyamatba a kimenetek generálásához és a folyamatok egyszerűsítéséhez.

Feltételes formázás

A feltételes formázás lehetővé teszi bizonyos feltételek vagy minták kiemelését az adatokon belül. Szabályok beállításával automatikusan formázhatja a cellákat az Ön által meghatározott feltételek alapján.

Ez hasznos lehet a fontos adatok, hibák vagy trendek vizuális azonosításához, megkönnyítve az információk elemzését és értelmezését.

Adatelemzés

Különféle adatelemző eszközök állnak rendelkezésre, például a kimutatástáblák, a Power Query és a Power Pivot, amelyek lehetővé teszik a nagy adatkészletek hatékony elemzését és átalakítását. Ezek az eszközök segíthetnek az adatok szűrésében, rendezésében, csoportosításában és összefoglalásában, hogy értelmes betekintést nyerhessenek.

Feltételes logika és automatizálás

A feltételes logikai függvények és szolgáltatások, például az IF utasítások, beágyazott függvények és makrók lehetővé teszik a folyamatok automatizálását és a döntéshozatali munkafolyamatok létrehozását.

A feltételes logika beállításával utasíthatja az Excelt, hogy adott feltételek alapján különböző műveleteket hajtson végre. A VBA használatával létrehozott makrók lehetővé teszik az ismétlődő feladatok automatizálását és egy sor művelet végrehajtását egyetlen kattintással.

Miért nem az Excel a legjobb hely a munkafolyamatok létrehozására?

Bár az Excel hasznos eszköz lehet bizonyos munkafolyamatokhoz, vannak olyan korlátok, amelyek kevésbé teszik alkalmassá összetett vagy méretezhető munkafolyamatokhoz. Íme néhány ok, amiért az Excel nem a legjobb választás a munkafolyamatokhoz bizonyos helyzetekben:

Korlátozott skálázhatóság

Az Excel méretezhetőségét korlátozza az adatok mérete és összetettsége, valamint a munkafüzetet elérő felhasználók száma.

A nagy adatkészletek vagy kiterjedt számításokat magában foglaló munkafolyamatok teljesítményproblémákat okozhatnak, és lelassíthatják az alkalmazást. A munkafolyamat bonyolultabbá válásával és a felhasználók számának növekedésével az Excel kevésbé lesz hatékony és hajlamosabb a hibákra.

A valós idejű együttműködés hiánya

Bár az Excel együttműködési szolgáltatásokat kínál, például megosztott munkafüzeteket és változások követését, nem valós idejű együttműködésre tervezték. Több felhasználó nem dolgozhat egyszerre ugyanazon az Excel-munkafüzeten, és előfordulhat, hogy az egy felhasználó által végzett frissítések nem lesznek azonnal láthatók mások számára.

Korlátozott munkafolyamat automatizálás

Az Excel alapvető automatizálási lehetőségeket biztosít képletek, függvények és makrók révén. Az összetett és kifinomult automatizált munkafolyamatok létrehozásához azonban fejlettebb eszközökre vagy programozási nyelvekre lehet szükség.

Előfordulhat, hogy az Excel automatizálási képességei nem elegendőek olyan munkafolyamatokhoz, amelyek bonyolult feltételes logikát, külső rendszerekkel való integrációt vagy összetett adatkezelést foglalnak magukban.

Adatintegritási és biztonsági kockázatok

Az Excel-fájlok hajlamosak lehetnek adatintegritási problémákra, különösen akkor, ha több felhasználó dolgozik egyidejűleg ugyanazon a munkafüzeten.

Az adatok egyidejű szerkesztése, helytelen képlethivatkozások vagy véletlen törlése az adatok következetlenségéhez és hibáihoz vezethet. Ezenkívül előfordulhat, hogy a fájlok nem rendelkeznek robusztus biztonsági funkciókkal , így ki vannak téve az illetéktelen hozzáférésnek vagy az adatok megsértésének.

parancsikon pc képernyőképe

Alternatívák az Excel munkafolyamatokhoz

Ha az Excel munkafolyamatok jól működnek az Ön számára, nagyszerű! Nem azért vagyok itt, hogy essek a felvonulásodra. Bármit megtesz, ha a legjobb neked és csapatodnak. Menj előre!

Ha azonban kipróbálta az Excel-munkafolyamatokat, és azok nem megfelelőek az Ön számára, fontolja meg ezt az alternatívát: a munkafolyamat-kezelő szoftvert.

Kicsit érintettem az első részben, amikor munkafolyamatokat definiáltunk, de érdemes kicsit alaposabban megnézni. Az Excel nem munkafolyamat-kezelésre készült. Bár megvan rá a képessége, a beállítása és karbantartása nagyon gyorsan bonyolulttá válhat.

A munkafolyamat-kezelő szoftvert úgy tervezték, hogy az épületautomatizálási munkafolyamatokat gyors és egyszerűvé tegye. Sokkal felhasználóbarátabbak, sok olyan funkcióval rendelkeznek, mint az Excel, de kevesebb a kézi beállításuk, és lehetővé teszik a valós idejű együttműködést.
A Process Street egy kiváló munkafolyamat-eszköz, amelyet az Excel helyett használhat, és ha szeretné működés közben látni, és megtapasztalni, mennyire más, foglaljon egy ingyenes bemutatót! A csapat egyik tagja szívesen megmutatja, hogyan működik, és hogyan javíthatja a munkafolyamatokat.