Mi az a folyamat? Nem unalmas útmutató hétköznapi embereknek

A folyamatok sokkal érdekesebbek, mint elsőre gondolnád. Ez nem valami vicc – esküszöm, érdekesek. De mi is az a folyamat?

Bár azok meghatározott mint egymással összefüggő munkafeladatok gyűjteménye, amelyek egy adott eredményt elérő eseményre válaszul indulnak , van egy kis háttértörténet, amely segít átvágni a vállalati nyugtatókon, és megérteni, mi a folyamat, és miért fontosak a folyamatok .

Először is néhány példa a folyamatokra:

• Az üzlet takarítása
• E-mail cím keresése
• Szoftver telepítése
• Ügyfélprofilalkotás
• Új alkalmazott felvétele
• Esküvő tervezése

De miért vannak ezek a folyamatok? Miért nem csak elvégzendő munkák? A lényeg az, hogy amikor formalizál egy folyamatot, a munkafolyamatra gondol a termelékenységet szem előtt tartva, és ez megkönnyíti a végrehajtást és az optimalizálást.

távolítsa el a megjegyzést a szóból

Az első üzleti folyamat

Az üzleti folyamat legkorábbi ismert meghatározása skót közgazdásztól származik Adam Smith . Ötletét a legegyszerűbb elemekre bontva 1776-ban ő leírta egy elméleti tűgyárban működő üzleti folyamat, amelyben 18 különálló ember vesz részt egy tű elkészítésében:

Az egyik ember kihúzza a drótot, a másik kiegyenesíti, a harmadik elvágja, a negyedik rámutat, az ötödik a tetején csiszolja, hogy megkapja a fejet: a fej elkészítéséhez két-három különböző műveletre van szükség: felhelyezni egy Különleges üzlet, a gombostűk fehérítése egy másik dolog… és a gombostűkészítés fontos teendője ily módon körülbelül tizennyolc különböző műveletre oszlik, amelyeket egyes manufaktúrákban mind különböző kezek hajtanak végre, míg máshol ugyanaz az ember fogja megtenni. ebből kettőt vagy hármat végrehajtani.

Miért kellene törődnünk azzal, hogy hány ember készíti el a tűket, vagy hány lépésből áll a folyamat? Nos, Smith ezt találta a folyamat létrehozásával és a lépések egyes szakemberekhez való hozzárendelésével a termelékenység nőtt 24 000% .

Egy 18. századi tűgyár működése, és az arculat, amely Adam Smitht inspirálta az üzleti folyamat első meghatározásához.

A folyamatok használata 5-ször gyorsabb működés érdekében

A munkamegosztáshoz folyamatra van szükség, mert a feladat már nem csak egy ember fejében van.

A full-stack tűs mérnök jó ember lehet a folyamat megírásában , de nem szabad az elejétől a végéig egyedül futtatnia – a munka 240-szer hatékonyabb, ha a tűszakértők között van felosztva: aki elvágja a tűdrótokat egész nap kevésbé esendő, mint a szóló tűs mesterember. Ne beszéljünk a csapokról.

Egy téli reggelen 1907-ben Henry Ford elvitte Charles E. Sorensent Piquette Avenue növény , egy üres épület Detroitban, amely Amerika első tömeggyártású megfizethető autójának szülőhelye lesz. Teljesen új munkába fogunk kezdeni – mondta a termelési vezetőnek.

A Piquette Avenue-i üzem Detroitban, Michigan államban. A világ legbefolyásosabb üzleti folyamatok megvalósításának helye.

Ford elmagyarázta ötletét egy új eljárásra. Ahelyett, hogy egy kézműves egyedül hozna létre egy terméket, mindenkit megtanítottak a 84 egyszerű, ismétlődő munka valamelyikének elvégzésére. A folyamatok új megközelítésével a Ford csökkentette a gyártási időt T modell 12,5 óráról 2,5 órára csökkent.

Ez nemcsak a Ford bankszámlájának diadala volt, hanem az egyik legforradalmibb pillanat, amely valaha bekövetkezett, nemcsak az autók vagy a gyártás, hanem az egész üzlet történetében.

A háromféle folyamatra minden vállalkozásnak szüksége van

Tudod mit A folyamatok logikai utasítások halmaza, amelyeket az elejétől a végéig végre kell hajtani , de tudtad, hogy háromféle folyamat létezik? Ezek:

• Menedzsment folyamatok
• Működési folyamatok
• Támogató folyamatok

Menedzsment folyamatok

Az irányítási folyamatok nem annyira a lézerfókuszúak a feladat elejétől a végéig történő elvégzésére, hanem a vállalati működés jövőjének tervezésére és előrejelzésére.

Az irányítási folyamatra példa lehet egy vezérigazgató, aki azt tervezi, hogyan szervezze meg a legjobban a marketingcsapat idejét és energiáját egy PR-indító kampányhoz. A folyamat része az erőforrások elosztása, az időkeretek meghatározása és annak ellenőrzése, hogy a rendszerek a helyükön vannak-e és optimalizálva vannak.

Működési folyamatok

A működési folyamatok az Ön alapvető üzleti folyamatára vonatkoznak. Ha Ön pólógyártó cég, az egyik alapvető működési folyamata a telefonos rendelések felvétele. A másik az, hogy legyártott pólókat szállítanak le.

beválthatok egy hűségcsekket a walmartnál

Bármit is csinál a vállalkozása lényegében, vízzáró folyamatokat kell bevezetni annak érdekében, hogy vállalkozása méretezhető és hatékony legyen.

Támogató folyamatok

Meglepetés meglepetés — támogató folyamatok támogatják az irányítási és működési folyamatokat. A vállalat ezekre a folyamatokra támaszkodik a tervezés és csinál az üzlet részei. Olyan folyamatokról van szó, mint a műszaki támogatás, az alkalmazottak felvétele vagy a gyakornok felvétele.

Bár ez nem az, amit a vállalat a pénzszerzés érdekében tesz, de megkönnyíti a fő bevételi forrást, és lehetővé teszi, hogy az irányítási folyamatoknak legyen mit kezelniük, és hogy a működési folyamatok a lehető legsúrlódásmentesebbek legyenek.

Egy folyamat anatómiája

Amikor egy folyamatot papíron (vagy remélhetőleg digitálisan) dokumentálnak, az egy szabványos működési eljárási dokumentum formájában történik. Bár nem olyan dolgokról van szó, amelyeket egy 18 órás repülésen el kell olvasni, mégis sokkal könnyebben érthetővé, terjeszthetővé, taníthatóvá és optimalizálhatóvá teszik a folyamatokat.

A SOP a következőket tartalmazhatja:

• Egy fejléc a címmel, dátummal, szerzővel és azonosítóval
• Az utasítások lépésenkénti listája
• Az egyes feladatok végrehajtásáért felelős csapat vagy személy
• Az erőforrások (felszerelés, pénz, idő, támogató csapatok), amelyekre a felhasználónak szüksége lesz
• Hivatkozások más SOP-kra

Általában a vállalkozások és a kormányzati szervek összetett SOP-dokumentációt készítenek. Kattintson itt egy példa a General Electric által UNICORN vezérelt rendszerekkel dolgozó alkalmazottak számára létrehozott SOP-készlet bevezető dokumentumára. Észreveheti, hogy van egy táblázat a kódszámokról és az SOP megjelölésekről, valamint a terminológia magyarázatáról.

Szerezzen kivonatot egy tényleges SOP-ból egy jármű vásárlásához itt . Ismét nagyon alapos, és ugyanazt a stílust használja, mint sok vállalkozás, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az SOP vízálló.

… De néha egy SOP nem lesz olyan bonyolult.

A kisebb cégek hatékony folyamatokat írnak, amelyek csak a munkát végzik el, és kevésbé van szükség szerzőre és SOP azonosítóra, ha olyan SOP szoftverrel írják őket, amely ezt manuálisan hozza létre. Ugyanez vonatkozik a hivatkozások részre is, amely most hiperhivatkozásokkal történik. Az alábbiakban egy egyszerű SOP látható, amelyet a Process Street készített:

A folyamatok megoldják a problémákat

A The Checklist Manifesto című könyvben, amelyről nem tudjuk abbahagyni a beszélgetést ról ről - Atul Gawande arról beszél, hogyan hajtott végre egy biztonsági folyamatot a Johns Hopkins kórházban.

Egyszerűnek tűnt, és nem volt olyan menő, mint a többi ötletük, például a robotsebészet. De a valóságban ez volt a leghatékonyabb eszköz, amit megvalósítani lehetett, és ez csak egy papírlap volt.

Az ellenőrzőlista bevezetése után megkérdezett egészségügyi személyzet 78%-a azt mondta, hogy észrevette, hogy az ellenőrzőlista megakadályozza a hibát. És a végső bizonyíték: a sebészek 93%-a szeretné, ha az ellenőrző listát használnák rá, ha a műtőben lenne műtéten átesett.

Ez a folyamat:

Ez a következő példa kézzelfoghatóbb, katasztrofálisabb.

Az év legmelegebb napjának reggelén – 1865. július 17-én – két főleg gyerekekkel zsúfolt vonat ütközött össze a pennsylvaniai Whitemarsh Townshipben, körülbelül 60-an meghaltak és több mint 100-an megsérültek.

Ismeretlen művész festménye az 1856-os nagy vonatroncsról

Az OK? A Wikipédiában van listázott mint „emberi hiba”.

A vonatok sokkal több kocsit vontattak, mint amennyit elbírtak, ami azt jelenti, hogy a sofőröknek időnként meg kellett állniuk, hogy visszanyerjék a hajtómű nyomását, amelyre szükségük volt a továbbhaladáshoz. Ezzel a szabálytalan viselkedéssel a vonat nem a menetrend szerint haladt, és ezt nem közölte a környező állomásokkal.

A sofőr úgy gondolta, hogy be tudja pótolni az elvesztegetett időt, és be tudja tartani a menetrendet, ezért beindította a motort, egy alternatív pályát választott, és azt gondolta, hogy megszabadul Aramingo , egy másik vonat ugyanebben az időben indul ki Wissahickonból.

Egy vak kanyarban a két szerelvény kazánja ütközött és robbanást okozott, amely 5 mérföld távolságból is hallható volt. A kazánokhoz legközelebb eső három kocsi szilánkokra robbant, a többi kigyulladt és kisiklott.

szív szimbólum billentyűparancs

Válaszul erre a katasztrófára, North Pennsylvania Railroad igazították folyamataikat. Úgy döntöttek, hogy két két irányba közlekedő vonat nem osztozhat ugyanazon a vágányon, és kötelezővé tették a távirati kommunikációt a közeli állomásokkal.

A folyamatok használata a vállalkozásában

Manapság a vállalkozások (általában) nem várják meg a katasztrofális kudarc bekövetkeztét, mielőtt átgondolják a folyamatokat. Ha formálisan nem használ folyamatokat, soha nem túl korai.

Szerezzen magának egy ingyenes Process Street-fiókot, és kezdjen el folyamatokat létrehozni, rendszerezni vállalkozását és felosztani a feladatokat. Mint láttuk, a folyamatok 24 000%-kal növelhetik a termelékenységet.

Kap A teljes útmutató az üzleti folyamatok kezeléséhez

Csapata elmulasztja a határidőket bizonytalan kötelezettségei miatt?

Túl sokáig tart az új alkalmazottak felvétele és betanítása?

A folyamatokat megvalósító cégeknek 280%-kal magasabb a sikerességi rátája projektjeiken (95%), szemben azokkal, akik nem (25%).

Kezdje el kevesebb mint egy hét alatt csökkenteni a költségeket csapata munkájának rendszerezésével, a szűk keresztmetszetek megszüntetésével, valamint az elvesztegetett idő és erőfeszítés megszüntetésével.

Mi van a könyvben?

• Mi az a folyamat? Nem unalmas útmutató hétköznapi embereknek
• Hogyan védik meg a folyamatok vállalkozását az összeomlástól és az égéstől
• Miért árt az Ön vállalatának a devianciák normalizálása?
• Mi az az üzleti folyamatmenedzsment? Egy igazán egyszerű bevezetés
• Üzleti folyamatelemzés (pofatörő ásítás nélkül)
• Miért érdemes foglalkozni az üzleti folyamatok modellezésével?
• Váltás BPM szoftverre, ha csak papírt használ
• Üzleti folyamatok újratervezése: Mi a teendő, ha vállalkozása kudarcot vall?
• Releváns az üzleti folyamatok kiszervezése kisvállalkozása számára?