A SharePoint megértése
SharePoint több, mint a fájlmegosztó alkalmazás . Ez egy teljes együttműködési ökoszisztéma! Ezzel a felhasználók létrehozhatnak dokumentumkönyvtárak, listák, munkafolyamatok és egyéni oldalak . De mindezen funkciók mellett nehéz lehet megérteni a platformot. Vessünk mélyebbre a SharePoint képességeit.
Megbízható hely a dokumentumok tárolására és kezelésére. A verzióvezérlés és a hozzáférés-vezérlési beállítások könnyedvé teszik a munkát . Bármikor korlátozhatja a felhasználói hozzáférési szinteket, és megakadályozhatja, hogy a csapatok bizalmas dokumentumokat lássanak.
De ne feledje, ha nem használ hozzáférés-korlátozási protokollokat, szervezete szembesülhet jogi és pénzügyi következményei . Így védje meg szervezetét a SharePointtal még ma ! Zárd be szorosabban a mappákat, mint Fort Knox!
A SharePoint mappáihoz való hozzáférés korlátozása
A SharePoint mappáihoz való hozzáférés korlátozásához az első lépés a korlátozásra szoruló mappa azonosítása. A mappa engedélyeinek beállítása a következő döntő lépés az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében. Ezután, ha felhasználókat és csoportokat ad hozzá a korlátozott mappához, akkor csak a kívánt felhasználók férhetnek hozzá.
A korlátozást igénylő mappa azonosítása
A SharePoint hozzáférését korlátozó mappa azonosítása kulcsfontosságú az érzékeny adatok biztonságának megőrzéséhez. Íme egy 3 lépésből álló útmutató:
- Jelentkezzen be a SharePoint webhelyre rendszergazdaként.
- Keresse meg azt a könyvtárat, amelyen a mappa biztonsága van.
- Kattintson a jobb gombbal arra a mappára.
Ne feledje: nem kell minden mappát korlátozni. Csak a bizalmas vagy védett információkat tartalmazó mappákhoz kell hozzáférési jogokat érvényesíteni. Miután azonosította ezeket, korlátozhatja a felhasználói hozzáférést.
Biztosítsa most mappáit – kövesse a fenti lépéseket! És győződjön meg arról, hogy a mappa engedélybeállításai szigorúbbak, mint a Facebook adatvédelmi beállításai.
Engedélyek beállítása a mappához
A SharePoint egy adott mappájához való hozzáférés korlátozásához engedélyeket kell beállítani. Ez biztosítja, hogy csak az arra jogosult személyek tekinthessék meg a tartalmat. Íme egy lépésről lépésre útmutató:
- Nyissa meg SharePoint webhelyét, és keresse meg a korlátozni kívánt mappát.
- Jelölje be a mappa neve melletti jelölőnégyzetet. Kattintson a „Hozzáférés kezelése” elemre a felső helyi menüben.
- Kattintson az „Engedélyek öröklésének leállítása” gombra. Ez megakadályozza az új felhasználók hozzáférését.
- Válasszon ki adott felhasználókat vagy csoportokat a szervezetéből. Az összes többi új felhasználó elutasítása.
- Engedélyezze őket a megfelelő jogosultságokkal az egyéni szerepkörök alapján. Válassza az „olvasási”, „írási” és „teljes vezérlési” jogosultságot.
A csak olvasható megtekintők megtekinthetik a dokumentumokat. Az írási engedéllyel rendelkező személyek szerkeszthetik, átnevezhetik, áthelyezhetik és törölhetik a dokumentumokat.
Gyors tipp: A létrehozás után tesztelje az engedélyeket!
A hozzáférési hely beállítása előtt vegye figyelembe az egyedi fájlkövetelményeket. A SharePoint engedélybeállításai a Microsoft innovációjának eredménye. Tehát kövesse az irányelveiket és ajánlásaikat.
A mappa zárolása egyszerű – csak adja hozzá a megfelelő felhasználókat és csoportokat!
Felhasználók és csoportok hozzáadása a korlátozott mappához
- Navigáljon a könyvtár vagy mappa korlátozni akarod.
- Kattintson a 'Oszd meg'. gombot, és válasszon 'Speciális'. .
- nyomja meg „Stop Inheriting Permissions” (Stop Inheriting Permissions). .
- Válassza ki „Engedélyek megadása” .
- Adja hozzá a felhasználó vagy csoport e-mail-címét vagy nevét a keresősávba.
- Szabja személyre hozzáférési szintjét az Olvasás, a Hozzájárulás vagy a Szerkesztés funkcióval.
- További felhasználók vagy csoportok hozzáadásakor ismételje meg a 4. lépést.
- nyomja meg rendben .
- A SharePoint mostantól engedélyeket fog alkalmazni .
- Kattintson az oldal frissítésére F5 .
- Ellenőrizze az engedélyeket az új felhasználói adatokkal való bejelentkezéssel.
Tipp: A SharePoint kezelése csoportok szerkesztésével az egyszerű hozzáadáshoz/eltávolításhoz.
A SharePoint korlátozott mappáihoz való hozzáférés kezelése
Az érzékeny adatok magánéletének és védelmének biztosítása érdekében fontos tudni, hogyan kell kezelni a SharePoint korlátozott mappáihoz való hozzáférést. Kivételek megadása meghatározott felhasználóknak vagy csoportoknak, a mappa hozzáférésének és módosításainak követése, valamint a mappa korlátozásainak visszavonása vagy eltávolítása az a három alszakasz, amelyek megoldásokat kínálnak a SharePoint korlátozott mappáihoz való hozzáférés kezelésére.
Kivételek biztosítása meghatározott felhasználóknak vagy csoportoknak
Amikor a SharePoint korlátozott mappáihoz való hozzáférés kezeléséről van szó, bizonyos felhasználók vagy csoportok esetében kivételekre lehet szükség. A hozzáférés engedélyezésével a fontos adatok kényelmesen és pontosan megoszthatók. A kivételek megadásához kövesse az alábbi 5 lépést:
- Keresse meg a SharePoint webhelyet a korlátozott mappával.
- Kattints a 'Megosztás' gombra a jobb felső sarokban.
- Válassza ki a felhasználót vagy csoportot, amelynek hozzáférést szeretne adni, és állítsa be az engedélyszintet.
- Tartalmazza a üzenetben megmagyarázza, miért kaptak hozzáférést .
- nyomja meg 'Oszd meg'. a folyamat befejezéséhez és az értesítések küldéséhez.
Létfontosságú, hogy csak akkor adjunk kivételt, amikor muszáj. Győződjön meg arról is, hogy minden felhasználó vagy csapat ismeri az engedély okát. A korlátozott mappák megosztása során elkövetett hiba miatt a vállalat bizalmas fájljai egyszer nyilvánosságra kerültek. A kivételek engedélyezése segít megvédeni az információkat.
Figyelje meg, hogy ki nézi a mappáját – akár egy virtuális szomszédságfigyelő!
A mappa elérésének és változásainak nyomon követése
Ideje feloldani a mappa korlátozásait! A korlátozott mappák hozzáférésének és módosításainak nyomon követése SharePoint kulcsfontosságú a biztonság és a megfelelés szempontjából. Az adminisztrátorok nyomon követhetik, hogy ki, mikor és milyen változtatásokat hajtott végre a mappához. Ez segít megelőzni a jogosulatlan hozzáférést vagy módosításokat, valamint megkönnyíti az auditálást és a jelentéstételt.
A követés engedélyezése egyszerű. Az adminisztrátorok megtehetik konfigurálja a naplókat a SharePointban . Ezek a naplók információkat rögzítenek a felhasználói tevékenységről. A SharePoint is biztosítja figyelmeztetések bizonyos mappák változásaira . Ez figyelmeztetheti a rendszergazdákat minden gyanús tevékenységre.
A hozzáférés és a változtatások követése önmagában nem garantálja a biztonságot. A rendszergazdáknak más intézkedéseket kell alkalmazniuk, például korlátozott hozzáférési jogokat és titkosítást. De a nyomon követés továbbra is elengedhetetlen védelmi réteg.
Ponemon Intézet arról számoltak be, hogy a szervezetek 70%-a tapasztalt adatszivárgást bennfentes fenyegetés miatt. Auditálási és riasztási képességek a SharePointban segíthet azonosítani és megelőzni az ilyen eseményeket.
Mappa korlátozásainak megfordítása vagy eltávolítása
- A SharePoint-mappák korlátozásainak megszüntetéséhez hajtsa végre az alábbi lépéseket. Keresse meg a SharePoint webhelyet, ahol a mappa található.
- Ezután kattintson a mappára, válassza a „Részletek” lehetőséget, és tekintse meg a beállításokat.
- A felhasználói engedélyek áttekintéséhez és módosításához válassza a „Hozzáférés kezelése” lehetőséget.
- Jelölje be a négyzeteket a felhasználói szintek tetszés szerinti beállításához.
A biztonság megsértése és az érzékeny információk nyilvánosságra hozatala történhet, ha a hozzáférést megnyitják. Fontos, hogy minden egyes felhasználó engedélyét ellenőrizze, mielőtt változtatásokat hajtana végre. A titkok biztonsága érdekében korlátozza a SharePoint mappákhoz való hozzáférést.
Bevált módszerek a SharePoint mappáihoz való hozzáférés korlátozására
A SharePoint mappáihoz való megfelelő hozzáférés biztosítása érdekében fontos követni a bevált módszereket. A SharePoint mappáihoz való hozzáférés korlátozására az alszakaszokkal – a webhelyengedélyekhez hozzáféréssel rendelkező adminisztrátorok számának korlátozása, a mappakorlátozások rendszeres felülvizsgálata és frissítése, valamint a mappakorlátozásokról minden felhasználó számára egyértelmű kommunikáció biztosítása jelenti a megoldást.
A webhelyengedélyekhez hozzáféréssel rendelkező adminisztrátorok számának korlátozása
Az adminisztrátori hozzáférés korlátozása A webhelyre vonatkozó engedélyek kulcsfontosságúak a SharePoint-mappák biztosításához. Fontos, hogy korlátozzuk azon személyek számát, akik módosíthatják az engedélyeket. Íme egy 4 lépésből álló útmutató:
- Találja ki, kinek van szüksége rendszergazdai jogokra
- Hozzon létre egy biztonsági csoportot a szükséges engedélyekkel
- Felhasználók hozzáadása ehhez a csoporthoz
- Legyen a csoport a SharePoint-webhely rendszergazdája
Világosan kommunikálja és dokumentálja a változásokat. Rendeljen ki valakit/csapatot a hozzáférés-vezérlés kezeléséhez.
Az egyik szervezet megtanulta az adminisztrátori hozzáférés kemény ellenőrzésének fontosságát. A SharePoint túlságosan nyílt hozzáférési modellje miatt adatsértéssel fordultak hozzájuk. Hogy ez ne ismétlődhessen meg, frissítették a biztonsági szabályzatokat, és szigorúbb korlátozásokat vezettek be az adminisztrátori fiókokra. Fontos, hogy rendszeresen ellenőrizze és frissítse a mappabiztonságot .
A mappakorlátozások rendszeres felülvizsgálata és frissítése
A mappakorlátozások kiértékelése kulcsfontosságú a SharePoint biztonsága szempontjából . Ez fárasztó lehet, de rendszeres áttekintésük és frissítésük segíthet megelőzni a biztonsági fenyegetéseket.
Annak nyomon követéséhez, hogy kinek melyik mappához van hozzáférése, csoportosítsa a fiókokat külön csoportokba az engedélyeik alapján. Gyakran ellenőrizze ezeket a csoportokat. Ha valaki megváltoztatja a beosztást vagy a szerepkört, frissítse az engedélyeit, hogy azok megfeleljenek jelenlegi feladatainak.
Ellenőrizze, hogy vannak-e még aktívak a felesleges fiókok. A szélhámos felhasználók nagy biztonsági kockázatot jelenthetnek . Csak akkor adjon hozzáférést, ha szükséges, és csak akkor adjon hozzá konkrét személyeket, ha kérik.
Profi tipp : Nagyobb szervezetek esetében delegálja a mappa tulajdonjogát a felelősségvállalás előmozdítása érdekében. Ezzel mindenki megismerheti a szabályokat. A SharePoint mappáihoz való hozzáférés korlátozása olyan, mintha egy klub kidobója lennél – győződjön meg róla, hogy mindenki ismeri a szabályokat!
Világos kommunikáció biztosítása minden felhasználó számára a mappakorlátozásokról
A felhasználókkal való kommunikáció elengedhetetlen a mappakorlátozások érvényesítéséhez. Tájékoztassa a felhasználókat, hogy mely mappák nem engedélyezettek, és miért. Hozzon létre egy oldalt vagy dokumentumot, amely felvázolja az egyes felhasználókra vonatkozó szabályokat. Értesítse és képezze őket a frissítésekről. Magyarázza el, hogyan támogatják a korlátozások az üzleti célokat. Ez javítja a motivációt és a megértést.
Engedélyezzen egy interaktív környezetet, hogy a felhasználók kérdéseket tegyenek fel. A múlt hónapban ügyfelünk adatvédelmi incidensen esett át a mappakorlátozási irányelvek be nem tartása miatt. Szigorú intézkedéseket hoztak – műhelyeket, az incidensről szóló kommunikációt és a korlátozott hozzáférésre vonatkozó protokollokat. Ennek eredményeként a biztonsági incidensek száma jelentősen csökkent.
A SharePointnak van egy titka , de megtaláljuk a kulcsot ezekhez a korlátozott mappákhoz.
A SharePoint korlátozott mappáival kapcsolatos hozzáférési problémák hibaelhárítása
A SharePoint korlátozott mappáival kapcsolatos hozzáférési problémák elhárításához ismernie kell a mappahozzáférési korlátozásokkal kapcsolatos gyakori problémákat. Ezt követik a felhasználók és a rendszergazdák hozzáférési problémáinak megoldására irányuló lépések. Ezenkívül a SharePoint biztonságának és engedélyeinek megfelelő karbantartása érdekében néhány alapvető intézkedést be kell tartania.
A mappahozzáférési korlátozásokkal kapcsolatos gyakori problémák
A SharePoint korlátozott mappáinak elérése bonyolult lehet. A gyakori problémák a következők: hibás engedélyek nem a megfelelő személyek számára, és nem megfelelő webhelyről próbáltak hozzáférni egy mappához.
Ennek megoldásához: ellenőrizze az engedélyeit, és győződjön meg arról, hogy a megfelelő helyen van. Is, ellenőrizze, hogy nem sérült-e meg az engedély öröklése a mappákon és fájlokon . Ha túl nehéz, kérjen segítséget egy SharePoint-adminisztrátortól vagy IT-erőforrástól.
Ne feledje, hogy a korlátozott mappákban lévő dokumentumok elérése nem mindig egyszerű, még a tapasztalt felhasználók számára sem. A hozzáféréshez több lépésre és ellenőrzésre lehet szükség.
Például egy HR-osztály kiterjedt korlátozásokat adott az érzékeny alkalmazotti adatokat tartalmazó mappákra. Annak ellenére, hogy az alkalmazottak engedélyt kaptak, addig nem férhettek hozzá az adatokhoz, amíg egy informatikus nem adott engedélyt.
A felhasználók és rendszergazdák hozzáférési problémáinak megoldásának lépései
A SharePoint korlátozott mappáival kapcsolatos hozzáférési problémák megoldása bonyolult lehet. Íme néhány tipp, amelyek megkönnyítik:
- Ellenőrizze a felhasználói engedélyek beállításait, és szükség esetén adjon nekik további engedélyeket.
- Adja hozzá a mappához hozzáférni próbáló felhasználókat vagy csoportokat a megfelelő biztonsági csoportokhoz.
- Ellenőrizze az egyéni engedélyeket, amelyek esetleg blokkolják a hozzáférést. Módosítsa őket ennek megfelelően.
Ne felejtse el dokumentálni, hogy ki milyen szintű engedélyt kapott. Fontolja meg a képzési anyagok biztosítását a megosztási engedélyek kezeléséről és karbantartásáról a SharePoint környezetben.
A SharePoint biztonságának és engedélyeinek megfelelő karbantartásának biztosítása
Biztosítja a SharePoint biztonságát és engedélyeit?
Fontos! A korlátozott mappákkal kapcsolatos hozzáférési problémák elhárítása. Keresse meg a problémát. Célozza meg gyorsan. Nincs biztonsági kockázat.
Ellenőrizze a mappa engedélyeit. Megfelel a felhasználói hozzáférési szintnek? Vannak hibák vagy ütközések?
Rendszeresen ellenőrizze és frissítse a hozzáférési engedélyeket. Főleg, ha megváltozik a személyzet. Kerülje az érzékeny információkhoz való jogosulatlan hozzáférést.
Szomorú történet: Egy cégnél adatszivárgás történt a rossz biztonság miatt. Profi tipp: A biztonság és az engedélyek megfelelő karbantartása kulcsfontosságú. Védje a bizalmas adatokat. Őrizze meg az ügyfelek bizalmát.
A történet morálja: Bízza rá a SharePoint bizalmas adatait. Tartsa távol a munkatársakat.
Következtetés: Hatékony mappahozzáférési korlátozások bevezetése a SharePointban.
A SharePoint adatbiztonságának fenntartásához elengedhetetlen a korlátozott mappákhoz való hozzáférés. Használja a SharePoint beépített beállításait és engedélyeit annak meghatározására, hogy ki férhet hozzá a mappákhoz, és mit tehet velük.
Keresse meg a mappát tartalmazó dokumentumtárat. Válassza ki a mappát, és nyomja meg a „Megosztva” gombot az eszköztáron. Megnyílik egy párbeszédpanel, amely a mappa jelenlegi engedélyeit mutatja. Szükség szerint szerkessze vagy távolítsa el az engedélyeket.
Ne feledje, hogy a mappaszintű engedélyek megadása azt jelenti, hogy azok a benne lévő összes fájlra vonatkoznak. Hozzon létre egyedi engedélyszinteket az egyes fájlokhoz. Vagy használjon almappákat az adatok jobb kategorizálásához.
Gondoljon a felhasználói átvételre. Ismertesse csapatával az irányelveket. Segíts nekik megérteni, hogyan befolyásolják munkájukat. Az adatbiztonság előmozdításával nagymértékben csökkentheti a jogsértések és a nem megfelelő hozzáférés kockázatát.
A 2011-es amerikai hadsereg magánügye emlékeztet a hatékony hozzáférési korlátozások fontosságára. Biztonsági és hozzáférés-szabályozási hibák miatt tudott letölteni minősített dokumentumokat egy SharePoint szerverről. Ez az incidens megmutatja, hogy a korlátozott hozzáférés miért elengedhetetlen az adatok védelméhez és az érzékeny információk biztonságának megőrzéséhez.
Gyakran Ismételt Kérdések
1. Hogyan korlátozhatom egy mappához való hozzáférést a SharePointban?
A SharePointban korlátozhatja egy mappához való hozzáférést, ha a mappához navigál, és kiválasztja a Megosztás lehetőséget. Innentől megadhatja, hogy ki férhet hozzá a mappához, és milyen hozzáférési szintje van.
2. Korlátozhatom bizonyos felhasználók vagy csoportok hozzáférését egy mappához?
Igen, korlátozhatja bizonyos felhasználók vagy csoportok hozzáférését egy mappához, ha hozzáadja őket a mappa engedélybeállításaihoz, és kiválasztja a megfelelő hozzáférési szinteket.
3. Mi történik, ha korlátozom a hozzáférést egy almappákat és fájlokat tartalmazó mappához?
Ha korlátozza a hozzáférést egy almappákat és fájlokat tartalmazó mappához, ugyanazok a korlátozások vonatkoznak az összes almappára és fájlra, hacsak nem ad meg mindegyikhez különböző engedélyeket.
4. Hogyan távolíthatom el a hozzáférési korlátozásokat egy mappára vonatkozóan?
A SharePoint mappáira vonatkozó hozzáférési korlátozások megszüntetéséhez keresse meg a mappát, és válassza a Megosztás lehetőséget. Innen eltávolíthat minden felhasználót vagy csoportot a mappa engedélybeállításai közül.
5. Korlátozhatom-e a hozzáférést egy mappához időre korlátozottan?
rewards.microsoft.com.
Igen, korlátozott időre korlátozhatja a hozzáférést egy mappához, ha megad egy lejárati dátumot a mappa engedélybeállításaihoz.
6. Hogyan biztosíthatom, hogy csak bizonyos felhasználók tekinthessenek meg vagy szerkeszthessenek egy mappát a SharePointban?
Biztosíthatja, hogy csak bizonyos felhasználók tekinthessenek meg vagy szerkeszthessenek egy mappát a SharePointban, ha megadja felhasználónevüket vagy csoportnevüket a mappa engedélybeállításaiban, és megadja nekik a megfelelő hozzáférési szinteket.
