Mi az a munkafolyamat? Útmutató kezdőknek a munkafolyamat-kezeléshez

Ha megnézi a Google címlapját, hogy mi is az a munkafolyamat, az első eredmény szó szerint a szótár meghatározása.

Azon ipari, adminisztratív vagy egyéb folyamatok sorozata, amelyeken keresztül egy munka áthalad a kezdeményezéstől a befejezésig.

Akkor megvan a Kissflow definíciója, ami semmivel sem egyértelműbb:

Feladatok sorozata, amely egy meghatározott útvonalon dolgozza fel az adatokat a kezdeményezéstől a befejezésig.

És akkor ott van ez az oldal. És hogyan határozzuk meg a munkafolyamatot?

érintőképernyő elfordítása

A munkafolyamat az, hogy hogyan végezheti el a munkát.

most valahova eljutunk.

Mi az a munkafolyamat?

A munkafolyamatok olyan lépések sorozata, amelyeket egy folyamatban végre kell hajtani.

Tekintsd szó szerint úgy, mint az egyik szakaszból a másikba tartó munkát, legyen az egy kollégán, eszközön vagy más folyamaton keresztül. A teljes munkafolyamatot egyedül is végrehajthatja (például blogbejegyzés írása, szerkesztése és közzététele), vagy több személyt is bevonhat (például ügyfélszámlázás).

Miért fontosak a munkafolyamatok?

A vállalkozások számára a munkafolyamatok rendkívül bonyolulttá válhatnak.

Gondoljon az alkalmazottak felvételi folyamatára. Ennek a folyamatnak a megfelelő végrehajtásához több különböző osztálynak kell összehangolnia. Amellett, hogy elveszíti új tehetségét, a rossz beiktatás komoly megfelelési problémákhoz is vezethet.

Ezen a szinten kell őket megfelelően felügyelni, kezelni és optimalizálni, hogy a lehető leghatékonyabbak legyenek.

Mi a különbség a munkafolyamatok és a folyamatok között?

Munkafolyamat és folyamat gyakran felváltva használják. Figyelembe véve, hogy gyakran összeillesztett készletként érkeznek, ez érthető.

A fenti kép felsorolja a munkafolyamatok és folyamatok közötti főbb különbségeket, de a lényeg a következő:

A folyamat arra használt módszer előadni sorozata tevékenységek .

A munkafolyamat egy eszköz szokott megkönnyíti ezt a módszert .

Ha visszamegyünk a munkavállalói betáplálási példához, akkor a folyamat az összes különböző lépésből áll, amelyeket meg kell tenni, például:

• A papírmunka kitöltve
• Munkaállomás beállítása
• Kiképzés

A munkafolyamat áttekinthető szerkezetben térképezi fel ezeket a lépéseket, így könnyen láthatóvá válik, mit kell tenni egy diagramon vagy ellenőrzőlistán.

Munkafolyamat legjobb gyakorlatai

A hatékony munkafolyamat felépítéséhez három fontos kérdésre kell válaszolnia:

• Pontosan milyen munkákat kell elvégezni?
• Ki a felelős az egyes munkákért?
• Mennyi időt vesz igénybe az egyes feladatok?

Ha megválaszolja ezeket a kérdéseket, és a válaszokat diagramba vagy folyamatba strukturálja, munkafolyamatot kap.

Az elvégzendő munka mérésével kezelheti, hogy az milyen optimálisan kerül végrehajtásra. Ellenkező esetben fogalma sincs, mi történik, vagy hol van a szűk keresztmetszet a csapat tevékenységében.

Egy munkafolyamat szakaszai

A munkafolyamat felépítése 5 szakaszból áll:

1. Határozza meg az elvégzendő feladatokat
2. Határozza meg, ki felelős ezekért a feladatokért
3. Szervezd a feladatokat sorrendbe
4. Tesztelje a munkafolyamatot
5. Tekintse át és ismételje meg

A munkafolyamatok karbantartása során elengedhetetlen a folyamatos fejlesztés gyakorlása. Ha menet közben elvégzi ezeket az apró változtatásokat, akkor a munkafolyamat csak a legszükségesebb és legfrissebb feladatokat tartalmazza – és nem kell időt töltenie a soron következő nagyjavítással.

A munkafolyamat 3 alapvető összetevője

Míg az egyes munkafolyamatokban a feladatok száma 8 és 80 között változhat, minden munkafolyamat 3 alapvető összetevőből áll:

Trigger:Az esemény, amely elindítja a munkafolyamatot. Ez lehet cselekvés, döntés, konkrét időpont vagy válasz valamire.Feladatsor/munka:Ez magában foglalja a munkafolyamatban érintett összes feladatot, személyt és leszállítandót.Eredmények:Amit a munkafolyamat produkál. Az eredmény vagy eredmény lehet valami kézzelfogható, például egy szolgáltatás megvásárlása, vagy elvontabb, például bizonyos információkhoz való hozzáférés.

A feladatok sorozata a munkafolyamat nagy részét lefoglalja, de mind a kiváltó, mind az eredmények egyformán fontosak. Ha nem tudja, hol kezdődik és hol kell befejeznie a folyamatot, a munkafolyamat meglehetősen haszontalan lesz.

A munkafolyamatok típusai

Mivel mindig az a legjobb, ha a dolgokat hármasban végezzük, a munkafolyamatok három fő típusával találkozhatunk:

• Projekt munkafolyamatok
• Egyszerű folyamat munkafolyamatok
• Feltételes folyamat munkafolyamat

Az e típusok közötti pontos különbségek elemzése időnként bonyolult lehet, de mint mindennél, itt is meg kell győződnie arról, hogy a megfelelő eszközt használja a munkához.

Projekt munkafolyamatok a legegyszerűbb típus. Ezek általában egyszeri munkafolyamatok, amelyek célja, hogy egy projektet pályán tartsanak, így a teljesítések időben megérkeznek, az elszámoltathatóság egyértelmű, és csapata nem tapasztal szűk keresztmetszeteket.

Előfordulhat, hogy a projekt munkafolyamatának egyes részeit újra felhasználhatja. Például a tartalommal foglalkozó csapat több tartalmat hoz létre.

Ezek mindegyike egy kis projekt. Számos tényezőtől függően a pontos lépések nem mindig ugyanazok. Mivel a teljes folyamat van , azonban a tartalomkészítési munkafolyamatot újra felhasználhatjuk olyan dolgokra, mint a kutatás, az áttekintés és a képkérések.

Ezután megvan a egyszerű folyamat munkafolyamat . Ez a fajta munkafolyamat az összes kiszámítható, megismételhető feladatot lefedi. A számla küldése vagy a szabadság jóváhagyása egyszerű folyamat munkafolyamat.

Mindegy: semmi sem változik. A munkafolyamat minden egyes futtatásakor pontosan ugyanazt az időpontot követi, pontosan ugyanúgy.

Egyszerű.

Végül ott van a feltételes folyamat munkafolyamat . Ezek a munkafolyamatok egy formát használnak ha akkor logika a folyamat felépítéséhez.

Ez a Select Your Own Adventure munkafolyamatok regénye: Ha fel szeretné fedezni a kazamatát, lépjen a 13. feladatra. Ha a várost szeretné megvizsgálni, ugorjon a 22. feladatra.

A Process Streetnél feltételes logikaként hivatkozunk rá, amely elágazási útvonalakat hoz létre ugyanazon a munkafolyamaton belül. Ez nagyszerű, mert azt jelenti, hogy az olyan dolgokhoz, mint a beszállás vagy a súgójegyek, csak egyetlen munkafolyamat szükséges több helyzethez.

A Payroll Processors ügyfélbeépítési munkafolyamata tökéletes példa arra, hogy pontosan mire képes a feltételes logika:

Hogyan használják a bérfeldolgozók a Process Street feltételes logikáját az ügyfelek bevonására

Munkafolyamat optimalizálás

Nem sokkal ezelőtt találkoztam egy bejegyzéssel a LinkedIn-en, amely üzleti hívószavakról és zsargonról beszélt. Ezeket a hívószavakat két típusra osztották:

• Túl homályos ahhoz, hogy más módon leírjuk (gondoljunk a dinamikára és csoportjaira)
• Annyira nyilvánvaló, hogy nem is kell mondani (innovatív, ügyfélközpontú stb.)

Az optimalizálás kicsit olyan, mint ezek a hívószavak. Mindannyian tudjuk, mit jelent az optimalizálás a szótárban. Mindannyian tudjuk, hogy ez jó dolog. A dolgok mindig jobbak, ha optimalizálva vannak.

De mit jelent az optimalizálás egy munkafolyamattal kapcsolatban? Mit van optimalizált munkafolyamat és hogyan érheti el?

Folyamatos fejlesztés

A munkafolyamat felépítése csak az első lépés. Megfelelő odafigyelés nélkül a munkafolyamatok könnyen megakadhatnak a hatékonyság hiányában és a felesleges feladatokban.

Itt jön be a folyamatos fejlesztés. A munkafolyamatok rendszeres ellenőrzésével megbizonyosodhat arról, hogy azok naprakészek és megfelelnek az Ön igényeinek. Ezután eldöntheti, hogy fokozatos vagy áttörést jelentő változtatásokat kell-e végrehajtania a folyamatokban, és hogyan futnak a munkafolyamatok.

A fokozatos változtatások alapvetően az, aminek hangzanak: apró módosítások és fejlesztések, amelyeket akkor és amikor találkozik velük.

Az áttörést jelentő változások olyan nagy változások, amelyeket általában egy csoportos áttekintés és döntéshozatali folyamat hajt végre. Bár előfordulhat, hogy meglehetősen gyakran hajt végre fokozatos változtatásokat, ha többnyire áttörést jelentő változtatásokat hajt végre, újra kell értékelnie a munkafolyamatot (és esetleg még a folyamatot is).

A Six Sigma , a DMAIC , a lean és a kaizen mind igazán hasznos eszközök a folyamatos fejlesztések megvalósításához.

Munkafolyamat automatizálás

Az automatizálás a munkafolyamatok létjogosultsága.

A munkafolyamatok magukba foglalják ezeket a vad, intuitív folyamatokat, és rendet teremtenek bennük. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az automatizálás beépül a munkafolyamatba – vagy még azt sem, hogy minden munkafolyamatot automatizálni kell.

Mégis összezavarodott?.

A munkafolyamat automatizálása annak azonosítása, hogy a folyamat mely részei végezhetők el nagy – vagy bármilyen – emberi beavatkozás nélkül.

Néhány példa az automatizálható dolgokra:

• Szabványos üdvözlő e-mail küldése
• Adatok átvitele táblázatba
• Esemény hozzáadása a naptárhoz
• Befizetés feldolgozása

Ezek mind ismétlődő feladatok, amelyek önmagukban csak néhány percet vesznek igénybe, de ezek a percek összeadódnak.

Ráadásul annál nagyobb az emberi hiba esélye. Gondoljon bele: több órányi adatbevitel áll előtte. Csak ültem ott, és egész nap oszlopokba raktam a számokat, és a legnagyobb izgalom az volt, amikor Tony aznap reggel megjelent fánkkal.

Jó szándékkal indulsz ki, de mikor kezdesz robotpilótába? Mikor ér el véletlenül egy plusz nullát, és végül 500 dollár helyett 5000 dollárt számít fel az ügyfélnek? Vagy fordítva? Mindketten rosszak.

Ezért automatizálja.

Miután azonosította az automatizálandó feladatokat, a megvalósítás meglehetősen egyszerű. Az olyan szoftverekkel, mint a Zapier, beállíthat olyan integrációkat, amelyek összekapcsolják az egyik alkalmazásban lévő triggert egy másik alkalmazás kimenetelével.

Egyszer adja meg az adatokat. Minden helyre elküldik, ahol lennie kell. Teljes pontossággal rendelkezik az összes csatornán, és csak annyi időbe kerül, amennyibe egy gombra kattint.

A munkafolyamat előnyei

A munkafolyamatok csökkentik a hulladékot. Elpazarolt idő, elpazarolt erőfeszítés, elpazarolt erőforrások.

A folyamatok feltérképezésekor képes lesz azonosítani, hol vannak szűk keresztmetszetek és redundáns feladatok. Ha tudja, hol vannak, eltüntetheti őket. Ezután Ön és csapata a szükséges feladatokra koncentrálhat.

A munkafolyamatok kiválóan alkalmasak a kommunikációra, az elszámoltathatóságra és az átláthatóságra is. A munkafolyamatnak világossá kell tennie, hogy ki miért felelős, és mikor kell egy teljesítést befejezni. Nem kell mikromenedzselnie a csapatát. A csapatot nem kell mikromenedzselni. Mindenki boldogabb.

Mivel a folyamat minden aspektusa dokumentálva van a munkafolyamatban, a csapat minden tagja megkapja a szükséges információkat, amikor szüksége van rá. A félreértések csökkentése javítja a termelékenységet – és sokkal kevésbé frusztrálja a csapatot a feladatai és egymás iránt.

A munkafolyamat kihívásai

A munkafolyamatok állandó figyelmet igényelnek. Nem lehet egyszerűen megépíteni egyet, és elvárni, hogy örökké tökéletesen működjön. Karban kell tartanod.

A munkafolyamatok karbantartása időigényes és bonyolult lehet – különösen ha nem gyakorolta a folyamatos fejlesztési elveit.

De a rendszeres karbantartás elmulasztása komoly problémákat okoz:

• Pontatlan idő-/költségbecslés
• Kommunikációs hibák
• Fontos lépések kihagyása vagy elfelejtése
• A jóváhagyásokat tesztelés nélkül alkalmazták – vagy szükség esetén nem alkalmazták
• Költséges szűk keresztmetszetek

Gondoljon egy munkafolyamatra, mint egy autó. Az autók valóban hasznosak és hatékonyak. Általában kevesebb idő alatt többet tehet meg autóval, mint sétálva.

4.0 letöltés

Ráadásul nem kell mindent cipelned.

De az autókat át kell vizsgálni. Némelyik kicsi – új gumik, olajcsere, károsanyag-kibocsátási tesztek stb. Néha egy kicsit többet kell befektetnie – például egy új önindítóba vagy ventilátorszíjba. Önmagukban ezek a dolgok nem igazán nagy ügyek.

Ha azonban valaha is túl sokáig maradt olajcsere nélkül, pontosan tudja, milyen fontos lehet a rendszeres karbantartás.

Munkafolyamat-szoftver eszközök és szállítók

Ha a Google munkafolyamatát használja (amit természetesen meg is tett), akkor pontosan látni fogja, hogy hányféle munkafolyamat-szoftver létezik. Amikor még csak most kezdi használni a munkafolyamatokat – ami most van –, nehéz meghatározni, hogy melyik kínálja pontosan azt, amire a legjobb ár-érték arányban szüksége van.

Tehát itt van néhány kedvenc munkafolyamat-építő eszközünk:

Levehető így maradunk szervezett. Val vel Levehető személyre szabott nézeteket, egyéni kanban táblákat állíthat be, és mindent automatizálhat a rekord létrehozásától az e-mail küldéséig.

nézek a tökéletes eszköz a munkafolyamat felvázolásához. nézek együttműködő táblaként működik, ahol a teljes csapata – akár távolról, akár személyesen – együtt tud dolgozni, hogy megépítse azt, amire szüksége van.

Laza az univerzális üzenetküldő központ szinte minden csapat számára. És miért nem? Laza nagyjából az összes alkalmazással integrálható, amellyel dolgozik. Beugorhat a konferenciákba, videókat rögzíthet, és fájlokat oszthat meg a csapat minden tagjával – vagy csak eggyel. És ott vannak a GIF-ek. Ki ne szeretne egy jó GIF-et?

Process Street. Tudtad, hogy ez jön, igaz? A Process Street munkafolyamatok jelentik minden tevékenységünk központi magját. PTO kérések, belépés, help desk, ennek az oldalnak a létrehozása... Mindez egy munkafolyamat segítségével történik. És – akár a Zapieren, akár a belső automatizálásainkon keresztül – mindezek a munkafolyamatok csatlakoztathatók a Slackhez, az Airtable-hoz és szoftvercsomagunk többi részéhez.

Hogyan néz ki egy munkafolyamat?

Ez egy folyamat vázlata:

Konkrétan ez a tartalomkészítési folyamatunk felvázolása. Ennek a folyamatnak a munkafolyamata még sok-sok lépésből áll, számos feltételes útvonalat és egy csomó automatizálást tartalmaz.

De itt kezdődött. Nyolc lépés a feladat elejétől a közzétételig.

Ha megkér valakit a tartalommal foglalkozó csapatból, hogy írja le ezt a folyamatot, hajlandó vagyok lefogadni, hogy nem lenne ennyire tömör vagy konkrét. Néhány lépést kidolgoznának, néhányat átugornának, és maga a leírás valószínűleg meglehetősen nemlineáris lenne.

Pontosan így működik az emberek agya. Ezért fontos, hogy a munkafolyamat felépítése előtt felvázolja a folyamatot.

Mostantól a nyolc lépés mindegyike egy munkafolyamat szakaszává válik. Ezután minden lépést egyedi feladatokra bontunk.

Például az első lépésben a Writer egy feladatot kap, a munkafolyamat-feladatok valahogy így néznek ki:

1. A téma ki van választva (a Slack-en keresztül generált sugározható rekord)
2. Határidő beállítva (a Process Street munkafolyamattal hozzáadva a naptárhoz)
3. Megjelenési dátum beállítva (munkafolyamattal hozzáadva a naptárhoz)
4. Szerkesztő hozzá van rendelve (a sugározható rekord munkafolyamattal frissítve)
5. A tervezőcsapat hozzá van rendelve (Airtable rekord az Airtable segítségével generálva)
6. Az író megkapja a megbízást (értesítés a Slack and Process Streeten keresztül)

Ez a hat feladat mindegyike egyetlen műveletre van lebontva. Ez leegyszerűsíti a folyamatot, és biztosítja, hogy semmi se maradjon ki. Ezen automatizálások nélkül nagyon könnyű lenne véletlenül beállítani egy határidőt, de nem a közzététel dátumát.

Ha ezeket a dátumokat mindenkinél manuálisan adták meg, akkor előfordulhat, hogy a csapat minden tagja más-más határidőre dolgozna – ami jelentős szűk keresztmetszetek kialakulásához vezethet.

Hogyan hozhatja ki a legtöbbet munkafolyamataiból

Ne feledje, hogy a munkafolyamat egy eszköz. Hasznos eszköz és sokoldalú eszköz, de nem tud mindenre.

A munkafolyamat felépítése során világosan meg kell értenie a folyamatot, amelyen dolgozik, és az elérni kívánt eredményt. Határozza meg, mely feladatok automatizálhatók, és melyek igényelnek gyakorlatiasabb megközelítést.

A legfontosabb, hogy dolgozz tovább rajta. A jó munkafolyamat folyamatosan változik, mert folyamatai – és igényei – folyamatosan változnak. Ha a munkafolyamatban valami feleslegessé vagy irrelevánssá vált, szabaduljon meg tőle. Ha új lépést ad hozzá a folyamathoz, feltétlenül adja hozzá azt is a munkafolyamatához.

A jó munkafolyamatnak nem bonyolultabbá, hanem könnyebbé kell tennie a munkát.