Egy vállalkozás csak megfelelő folyamatkezelés mellett képes a lehető legteljesebb mértékben működni. De mi a folyamatmenedzsment tényleges meghatározása?
Mivel a 2020-as világjárvány idején sok vállalkozás távmunkára tért át, a folyamatkezelés is sok digitálissá vált. Míg az alkalmazottak végül visszatértek irodáikba, a folyamatmenedzsment a felhőben talált új otthonra.
Ezzel a hirtelen változással és a folyamatmenedzsment tökéletesítése iránti érdeklődéssel érdemes alaposan belemerülni abba, hogy mi is valójában a folyamatmenedzsment. És mint vállalat, amely őszintén szólva profitált ebből a váltásból, sok mondanivalónk van az üggyel kapcsolatban.
Ebben a cikkben meghatározzuk a folyamatmenedzsmentet, beszélünk előnyeiről és kihívásairól, valamint tanácsokat adunk, hogyan alkalmazza vállalkozásában.
A végén még egy ingyenes sablont is bedobunk, amely segít az indulásban.
A folyamatmenedzsment definíciója
Oké, akkor mi is pontosan a folyamatmenedzsment?
A folyamatmenedzsment – vagy az üzleti folyamatmenedzsment (BPM) – a szervezetek által a különféle üzleti folyamatok elemzésére, optimalizálására, monitorozására és vezérlésére használt technika.
sharepoint hogyan lehet listát törölni
A BPM segítségével a vállalatok képesek:
- Automatizálja az ismétlődő folyamatokat, így azok mindig zökkenőmentesen futnak
- Elemezze a múltbeli folyamatokat, hogy megtudja, mi ment jól és mi nem
- Kövesse nyomon a különböző folyamatok mérőszámait
- Végezzen kockázatelemzést a jövőbeli kockázatok csökkentése érdekében
- Mérje meg a hatékonyságot korábbi adatokkal
Miért bajlódna a folyamatmenedzsmenttel?
A BPM-re minden szervezetnek szüksége van, mert segít jobban megérteni vállalkozását.
A BPM használatával elemezheti az összes üzleti folyamatát, hogy megtalálja a hatékonyságot, és megoldásokat találjon ki azok javítására és optimalizálására. Sokkal gördülékenyebbé teszi a mindennapi műveleteket, és javítja az erőforrásokkal való gazdálkodást.
De ezek csak az apró előnyök.
Ennek további előnyei óriásiak. Nemcsak időt és pénzt takarít meg szervezetének, hanem lehetővé teszi, hogy vállalkozása sokkal gyorsabban reagáljon az ügyfelek és a piaci igényekre.
Az egyértelműen meghatározott folyamatmenedzsment előnyei
A BPM definíciójának megértése azt jelenti, hogy jobban meg tudja különböztetni a program- és projektmenedzsmenttől. Ha ismeri a háromféle folyamat közötti különbséget, akkor mindet hatékonyan tudja majd használni.
hogyan távolíthatok el egy Windows számítógépet Mac-ről
A BPM esetében fontos megjegyezni, hogy a szervezeten belüli ismétlődő folyamatokra vonatkozik. Ezek általában folyamatban lévő folyamatok egy vállalkozáson belül, és nincs konkrét céljuk, például az alkalmazottak bevonása. Ez a legnagyobb megkülönböztető tényezője.
A projektmenedzsment egy adott termék vagy szolgáltatás szállítása. Ennek világos kezdete és vége van. A projektek általában egyszeri dolgok, amelyek nem ismétlődnek, és egy csapat egyszerre csak egyen dolgozhat.
A programmenedzsment valahol a másik kettő között van. A különböző projektek közötti kölcsönös függőségek kezelésével foglalkozik. A BPM-hez hasonlóan a programmenedzsment is általában folyamatos, de a BPM-mel ellentétben nem foglalkozik az üzlet egészéhez kapcsolódó folyamatokkal.
A folyamatmenedzsment használatának előnyei
A folyamatmenedzsment minden üzleti tevékenység kritikus aspektusa, amelynek célja a hatékonyság javítása, a költségek csökkentése és az általános teljesítmény javítása. Íme néhány fő előnye a folyamatmenedzsment használatának:
Fokozott hatékonyság
A folyamatmenedzsment megvalósítása lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy egyszerűsítsék működésüket, kiküszöböljék a felesleges feladatokat, és javítsák a termelékenységet. A világosan meghatározott folyamatokkal az alkalmazottak hatékonyabban dolgozhatnak, ami időt és költséget takarít meg.
Folyamatos fejlesztés
A folyamatmenedzsment használatával a vállalkozások folyamatosan nyomon követhetik és értékelhetik folyamataikat, hogy azonosítsák a fejlesztendő területeket. Ez lehetővé teszi számukra a szükséges módosítások elvégzését, a munkafolyamatok optimalizálását és a teljesítmény folyamatos növelését.
Továbbfejlesztett ügyfélszolgálat
A jobb hatékonyság és az egyszerűsített folyamatok révén a szervezetek jobb ügyfélszolgálatot tudnak nyújtani. Az olyan folyamatok, mint a megrendelés teljesítése, a panaszok megoldása és az ügyfelek bevonása, szabványosíthatók és következetesen végrehajthatók, ami jobb válaszidőt és ügyfél-elégedettséget eredményez.
Költségmegtakarítás
A folyamatmenedzsment segít a szűk keresztmetszetek, a redundanciák és a hatékonyság hiányának azonosításában, lehetővé téve a vállalkozások számára az erőforrás-allokáció optimalizálását és a költségek csökkentését. A szükségtelen lépések kiiktatásával és a manuális folyamatok automatizálásával a szervezetek jelentős költségmegtakarítást érhetnek el.
Javított döntéshozatal
A folyamatmenedzsment valós idejű adatokat és betekintést nyújt a vállalkozások számára működésükbe. Ez lehetővé teszi számukra, hogy megalapozott döntéseket hozzanak pontos információk alapján, ami jobb üzleti eredményekhez és stratégiai célok eléréséhez vezet.
A folyamatmenedzsment típusai
A folyamatkezelés sokat segíthet az üzleti célok elérésében, de ismernie kell a különböző típusokat, hogy tudja, melyik a legjobb az Ön számára.
Üzleti folyamat menedzsment
Ez a fajta folyamatmenedzsment az üzleti folyamatok és munkafolyamatok javítására összpontosít a szervezet különböző részlegei vagy funkciói között. Célja a folyamatok optimalizálása, a hatékonyság növelése és a stratégiai célokkal való összehangolása. Az üzleti folyamatkezelő szoftver nagyszerű módja a folyamatmenedzsment rendszer beállításának.
Projektmenedzsment
A projektmenedzsment magában foglalja egy adott projekt tervezését, végrehajtását és nyomon követését, hogy meghatározott időkereten belül elérjék a konkrét célokat. Biztosítja, hogy a projekteket időben, a költségvetésen belül teljesítsék, és megfeleljenek a kívánt minőségi előírásoknak.
Munkafolyamat-kezelés
A munkafolyamat-kezelés a feladatok, tevékenységek és jóváhagyások koordinálására és optimalizálására összpontosít egy meghatározott folyamaton belül. Gondoskodik a hatékony munkavégzésről, a határidők betartásáról és a szükséges lépések elvégzéséről.
Program menedzsment
A programmenedzsment magában foglalja több kapcsolódó projekt irányítását a szervezeti célok elérése érdekében tett összehangolt erőfeszítésként. Ez magában foglalja több projekt tervezésének, végrehajtásának és nyomon követésének felügyeletét, valamint a stratégiai célokkal való összhang biztosítását.
Robot folyamatautomatizálás (RPA)
Az RPA szoftverrobotok vagy botok használatát foglalja magában az ismétlődő és szabályalapú feladatok automatizálására. Célja a hatékonyság, a pontosság és a sebesség javítása a kézi beavatkozás csökkentésével és a hibák minimalizálásával.
Hogyan oktassa csapatát a folyamatmenedzsment meghatározására
A csapattagok érzékenyebbek a változásokra, mint ahogyan sok menedzser becsüli őket. A BPM azonban túl gyakran találkozik egy meghatározott és elfelejtett hozzáállással. Nagyon kevés a változás.
Amikor csapatának a folyamatmenedzsment meghatározásáról van szó, az Ön megközelítése fontosabb, mint a meghatározás megfogalmazása. Kérdezd meg magadtól ezt:
- Miért akarom, hogy a csapatom ismerje a folyamatmenedzsment definícióját?
- Milyen előnyökkel jár a csapat a meghatározás ismerete?
- Milyen elvárásaim vannak a csapattal a BPM megbeszélése után?
- Szeretném a csapatom ötleteit, vagy csak azt akarom, hogy tudják, mi az a BPM általában?
Ha csak azt szeretné, hogy csapata tudja, mi az a BPM, akkor valószínűleg nem a megfelelő megközelítés.
A csapattagok azok, akik nap mint nap a kialakult folyamatokkal dolgoznak, és valószínűleg már tudják, min lehetne javítani. Amikor bemutatja a folyamatmenedzsmentet a csapatának, ennek módot kell adnia arra, hogy megnyitja ezt a kommunikációs vonalat a csapatával.
Nyugodtan fordulhatnak Önhöz a folyamatok javítására vonatkozó ötleteikkel ettől a ponttól kezdve. Ötleteiket mindig meg kell hallgatni.
Üzleti folyamatmenedzsment modellek meghatározása
Az üzleti folyamatmenedzsment modellezése a szervezet folyamatainak reprezentálása, így azok elemezhetők, javíthatók és potenciálisan automatizálhatók.
A BPM-modellek lényege, hogy egy folyamat fizikai reprezentációja olyan módon legyen lefektetve, hogy bárki számára érthető legyen, legyen az akár mérnök, akár érdekelt. Tekintsd úgy, mint egy gondolattérképet.
Példák folyamatmenedzsment modellekre
Ön dönti el, hogyan modellezi üzleti folyamatait, de van néhány jól bevált modell, amelyek segítenek az indulásban.
hogyan lehet megváltoztatni a háttérszínt a Wordben
Folyamatábrák
Valószínűleg a legismertebb modellek, a folyamatábrák egyszerűek és könnyen elkészíthetők. Csak a nyilakkal összekapcsolt különféle alakzatok használatával egyszerűen bemutathatja, hogyan folynak át a folyamat egyes részei a másikba.
Általában ezek működnek a legjobban az egyszerű folyamatok vagy a bonyolultabb folyamatok egyszerűsítése esetén.
Üzleti folyamatmodellezés jelölése
A Business Process Modeling Notion (BPMN) az üzleti folyamatokat grafikus jelöléssel térképezi fel. Az Object Management Group (OMG) által létrehozott BPMN célja, hogy a legbonyolultabb üzleti folyamatokat is mindenki számára érthetővé tegye egy csapatban, a szoftverfejlesztőktől az üzleti elemzőkig.
Valójában megtanulhatja, hogyan hozhat létre ingyenes BPMN-t Az OMG honlapja ha ezzel a modellel szeretne menni.
Gantt diagramok
A Gantt-diagramokat Henry Gantt amerikai gépészmérnök készítette, és több mint 100 éve léteznek. Ezeket a diagramokat leginkább időérzékeny folyamatokhoz lehet használni, mivel sávokat használnak bizonyos feladatok vagy projektek határidőinek nyomon követésére.
A Gantt-diagramok szekvenciálisak és nagyon könnyen érthetők. Jó oka van annak, hogy ma is gyakran használják őket.
Adatfolyam diagramok
Az adatfolyam-diagramok (DFD-k) lehetővé teszik az adatfolyamok megjelenítését. A DFD-k folyamatábrákként működnek, de általában sokkal nagyobb kulcsuk van, hogy a különböző formákat és színeket tisztán és rendezetten tartsák.
Ezek segítségével láthatja, hogyan áramlanak az adatok egy folyamaton belül és a folyamatok között is. Általában jobbak az Ön csapatának, és nem az érdekelt feleknek, mert kissé bonyolultak lehetnek attól függően, hogy mennyi adatot képviselnek.
sql szerver verzió sql
Folyamatirányítási rendszer megvalósítása
Egy folyamatirányítási rendszer bevezetése, még az egyes folyamatokra is, nem kell, hogy bonyolult legyen. Csak kövesse az alábbi lépéseket:
Világosan határozza meg a célokat és célkitűzéseket
Ez biztosítja az alapot a kezelendő és fejlesztendő kritikus folyamatok azonosításához. A folyamatirányítási rendszer és az általános üzleti stratégia közötti összhang biztosításával a szervezetek prioritást állíthatnak fel erőfeszítéseiken, és jobb döntéseket hozhatnak a folyamatok optimalizálásával kapcsolatban.
A meglévő folyamatok feltérképezése
Ez magában foglalja az egyes folyamatokban részt vevő lépések, bemenetek, kimenetek és az érintettek dokumentálását. A folyamatfeltérképezési gyakorlat vizuálisan ábrázolja a tevékenységek sorrendjét, és segít azonosítani a folyamatok lehetséges szűk keresztmetszeteit, hatékonyságát és redundanciáit.
Határozza meg a fejlesztési lehetőségeket
Ez az egyes folyamatok hatékonyságának, eredményességének és teljesítményének értékelésével történik. Kulcsteljesítmény-mutatók (KPI) határozhatók meg a folyamatok sikerének mérésére és a fejlesztési célok felé tett előrehaladás nyomon követésére.
Optimalizálja a folyamatokat
A folyamat javítása többféle megközelítéssel érhető el, például:
- A felesleges lépések kiküszöbölése
- Kézi feladatok automatizálása
- A szerepek és felelősségek újradefiniálása
- A legjobb gyakorlatok megvalósítása az iparági szabványokból
A folyamatok folyamatos nyomon követésével és elemzésével a szervezetek azonosíthatják az optimalizálási területeket, és változtatásokat hajthatnak végre a hatékonyság növelése érdekében.
Kihívások az új folyamatirányítási rendszer bevezetésével kapcsolatban
Egy új folyamatirányítási rendszer bevezetése kihívásokkal járhat. Íme néhány gyakori akadály, amellyel a szervezetek találkozhatnak a folyamat során:
Ellenáll a változásnak
Egy új folyamatirányítási rendszer bevezetése gyakran megköveteli a gondolkodásmód megváltoztatását és a bevált munkafolyamatok megváltoztatását. A változásokkal szembeni ellenállás olyan alkalmazottakból fakadhat, akik hozzászoktak a meglévő folyamatokhoz, és haboznak új munkamódszerek elfogadásában.
Bevásárlás hiánya
A folyamatirányítási rendszer sikeres megvalósítása a kulcsfontosságú érdekelt felek támogatásán és részvételén múlik. Ha a döntéshozók és a vezetők nem értik teljesen a rendszer előnyeit, vagy nem látják a rendszer értékét, akkor kihívást jelenthet a szükséges támogatás és erőforrások megszerzése.
hogyan lehet megváltoztatni a Microsoft-fiókot a Windows 11-ben
Korlátozott erőforrások
Egy új rendszer bevezetése technológiai, képzési és erőforrás-befektetést igényel. A korlátozott költségvetés vagy az erőforrások korlátai kihívást jelenthetnek a szükséges eszközök beszerzése és a végrehajtási folyamat irányításához szükséges személyek kijelölése tekintetében.
Adatkezelés
A folyamatirányítási rendszer megvalósítása gyakran nagy mennyiségű adat összegyűjtését és elemzését jelenti. Ezen adatok hatékony kezelése és rendszerezése kihívást jelenthet, különösen akkor, ha a szervezetek nem rendelkeznek hatékony adatkezelési folyamatokkal.
Integráció meglévő rendszerekkel
A szervezetek már rendelkezhetnek kiépített rendszerekkel és eszközökkel, és az új folyamatirányítási rendszer integrálása ezekkel a meglévő rendszerekkel összetett feladat lehet. A különböző rendszerek közötti zökkenőmentes integráció és zökkenőmentes adatáramlás biztosítása kihívásokat jelenthet.
Folyamatkezelési sablonok
Tekintse meg blogbejegyzésünket a HR csapatok alapvető folyamatairól. Néha jobb, ha először a HR-csapatokban alkalmazza a BPM-et, és ez a bejegyzés 60 ingyenes sablont tartalmaz, amelyeket csapata kipróbálhat.
Ha nehezen tudja eldönteni, melyiket próbálja ki először, ezt ajánlom:
Munkafolyamat megjelenítése Új bérbeadási belépési folyamatsablon Kattintson ide, hogy hozzáadja ezt a munkafolyamatot a sajátjához ingyenes Process Street fiók .Hogyan optimalizálhatja folyamatirányítási rendszerét
A folyamatirányítási rendszer optimalizálása a folyamatos fejlesztés rendszerének létrehozásáról szól.
A folyamatos fejlesztés azt jelenti, hogy soha nem kell megnyugodni. Nincs az, hogy ez remekül működik, hagyjuk úgy, ahogy van, hanem inkább egy hozzáállás: Ez remekül működik, de van-e mód még jobbá tenni?
Van egy egész blogbejegyzésünk, amely tele van használati tanácsokkal folyamatos fejlesztés a folyamatok optimalizálása érdekében ha többet szeretne megtudni.
