A SharePoint munkafolyamat áttekintése
A SharePoint munkafolyamat automatizálással egyszerűsítheti az üzleti folyamatokat. Segít nyomon követni az eljárásokat, kezelni az erőforrásokat és átadni a tudást. Előre beépített munkafolyamatok, például jóváhagyási folyamatok és kéréskezelés állnak rendelkezésre. A munkafolyamatok Power Automate segítségével történő testreszabása azonban segíthet a szervezeteknek még többet kihozni belőle.
Munkafolyamat létrehozása a SharePointban:
- Nyissa meg azt a webhelyet, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.
- Navigáljon a webhelybeállítások oldalára.
- A „Webhely-műveletek” menüből válassza a „Webhely jellemzői” lehetőséget.
- Kattintson a „Munkafolyamat létrehozása a SharePoint tervezőben” lehetőségre.
SharePoint Designer lehetővé teszi a munkafolyamat szempontjainak vizuális testreszabását. Tartsa szemmel azokat a feltételeket, amelyek elindítják a munkafolyamatot, és rendeljen feladatokat felelős személyekhez. Ha a legtöbbet szeretné kihozni az automatizálásból, használja a Power Automate sablonokat a folyamatok egyszerűsítésére.
Könnyítse meg a munkafolyamatot ezekkel a SharePoint beállítási tippekkel!
Munkafolyamat beállítása a SharePointban
Ha munkafolyamatot szeretne beállítani a SharePointban meghatározott célokkal, azonosított folyamatokkal és résztvevőkkel, kövesse a megfelelő lépéseket. Ebben a részben röviden megvitatjuk a munkafolyamat célkitűzéseinek meghatározását, a folyamat és a résztvevők azonosítását, a munkafolyamat lépéseinek és műveleteinek tervezését, valamint a munkafolyamat-sablonok létrehozását. Ezek a lépések átfogó megoldást kínálnak munkafolyamatok létrehozására a SharePointban.
A munkafolyamat célkitűzéseinek meghatározása
A siker érdekében SharePoint , a célokat egyértelműen meg kell határozni. A céloknak reálisnak kell lenniük, és a szervezet igényeire kell összpontosítaniuk. Korán vonja be a végfelhasználókat a KPI-k vagy más sikermutatók meghatározásába. Ezenkívül biztonság és védelem figyelembe kell venni.
Profi tipp: Gondoskodjon arról, hogy minden érdekelt fél részt vegyen a nevezési díj megszerzését és mindenki pályán tartását célzó célok meghatározásában. Fűszerezze a munkafolyamat nyomozói munkát SharePoint !
A folyamat és a résztvevők azonosítása
Azonosítsa a folyamatot és a résztvevőket, hogy a munkafolyamat zökkenőmentesen működjön a SharePointban. Határozza meg a szükséges lépéseket, és azt, hogy kik lesznek az egyes szakaszok részei. Az összes érintettel folytatott jó kommunikáció javítja a folyamatot, csökkenti a hibákat és elszámoltathatóságot teremt.
Ennek eléréséhez szükséges legfontosabb lépések:
- Szerepek és felelősségek kiosztása.
- Vonja be az érintetteket, hogy mindenki tudja a feladatait és hozzájárulhasson.
- Állítson fel egy keretet a mérföldkövek követésére és a haladás mérésére.
Rendszeresen ellenőrizze a munkafolyamatot. Érvényesítse a folyamatot, és keressen javítási lehetőségeket. A felügyelői vélemények az alkalmazottak közötti átláthatóságot mutatják.
Mert siker:
- Azonosítani a folyamatot és a résztvevőket
- Szerepek kiosztása és felelősségeket
- Kövesse nyomon a mérföldköveket és bevonja az érintetteket a folyamatok létrehozásába és felülvizsgálatába
Szerezze meg a műveletek tökéletes sorozatát egy lépésről-lépésre szóló útmutatóval.
Munkafolyamat lépéseinek és műveleteinek tervezése
A munkafolyamat megtervezésekor határozza meg a célt és határozza meg a kívánt eredményt . Ezután azonosítsa az egyes feladatokat, és azt, hogy ki lesz ezekért felelős. Vázolja fel az egyes lépéseknél a jóváhagyásokat, áttekintéseket és értesítéseket. Építsd fel és teszteld a munkafolyamatot .
Tartsd észben, hogy erőforrások, idővonalak és kockázatok mind befolyásolja a tervezést. Segítettünk egy ügyfelünknek a nem hatékony kézi folyamatokat a számviteli osztályán azzal, hogy az igényeire szabott munkafolyamatokat hoztunk létre. Ezzel időt és pénzt takarított meg, minden szakaszban megnövekedett pontossággal – így több ezer dollárt takaríthat meg évente! Tehát kezdjük a szervezést – itt az ideje, hogy munkafolyamat-varázsló legyünk!
Munkafolyamat-sablonok létrehozása
A munkafolyamat-sablonok létrehozását minden SharePoint-adminisztrátornak tudnia kell. Automatizálja a folyamatokat, időt takarít meg és növeli a hatékonyságot. A következőket kell tennie:
javaslatírás
- Nyissa meg a Webhelyműveletek > Webhelybeállítások > Webhelysablonok menüpontot.
- Kattintson a Létrehozás meglévő webhelysablonból, és válassza a Munkafolyamat lehetőséget.
- Adja meg az olyan részleteket, mint a Név, Leírás és Csoportnév. Ezután kattintson az OK gombra.
- Szabja testre a sablont feltételek vagy műveletek hozzáadásával.
- Tegye közzé a sablont, és használja több webhelyen.
Ne feledje, hogy egy munkafolyamat-sablon létrehozásához műszaki ismeretekre van szükség SharePoint Designer vagy Visual Studio . Számos online forrás található azonban lépésről lépésre.
A SharePoint egy nagyszerű funkcióval is rendelkezik, ahol a felhasználók ezt megtehetik nyomon követni a dokumentumok változásait . Ha egy fájl új verzióját menti egy jóváhagyott könyvtárba vagy listába, a Munkafolyamat sablon e-mail frissítési értesítés elküldi a kiválasztott felhasználóknak.
2013-ban a Microsoft még egyszerűbbé tette az automatizált folyamatok megvalósítását Újrafelhasználható munkafolyamatok . Ez skálázhatóbbá teszi a munkafolyamat-sablonok létrehozását, és csökkenti az adminisztrátorok feladatait.
Egy munkafolyamat elindítása a SharePointban olyan, mintha automatizált feladatokat indítana el egy jól olajozott géppel!
Munkafolyamat indítása a SharePointban
Kövesse az alábbi lépéseket egy munkafolyamat elindításához a SharePointban az indítás, a folyamat figyelése és nyomon követése, valamint a kivételek és hibák kezelése alszakaszaival. Először indítson el egy munkafolyamatot a SharePoint menüopciók segítségével. Az indítást követően tartsa szemmel az előrehaladást a megfigyelési és nyomkövetési funkció segítségével. Végül készüljön fel a folyamat során esetlegesen felmerülő kivételek vagy hibák kezelésére.
Munkafolyamat elindítása
A munkafolyamat SharePointban történő elindítása egyszerű módja az unalmas feladatok automatizálásának! Íme 5 egyszerű lépés az induláshoz:
- Nyissa meg a SharePoint webhelyet, ahol a munkafolyamatot el kell indítani
- Nyissa meg a feldolgozandó dokumentumokat tartalmazó listát vagy könyvtárat
- Kattintson a „Munkafolyamat” elemre a szalagmenüben, majd a „Munkafolyamat hozzáadása” elemre.
- Válasszon egy sablont, szabja testre, és konfigurálja az igényeinek megfelelően
- Tekintse át a beállításokat, és kattintson a „Befejezés” gombra, ha végzett
A SharePoint kiemelkedik azzal a képességével, hogy a munkafolyamatokat egyedi üzleti követelményeknek megfelelően tudja testre szabni! Ráadásul a nem műszaki felhasználók könnyen elindíthatják a munkafolyamatokat felhasználóbarát funkciókkal.
A munkafolyamatok bevezetése a SharePointba forradalmasította a vállalkozások működését . Ez az integráció felhatalmazta a szervezeteket az irányítás átvételére folyamataikat, ami jobb termelékenységet és nagyobb profitot eredményez. A feladatok automatizálása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy az alapvető üzleti funkciókra összpontosítsanak, ami jobb eredményeket eredményez. A munkafolyamat előrehaladásának figyelmen kívül hagyása olyan, mintha bekötött szemmel vezetnénk – ez a katasztrófa receptje!
A munkafolyamat előrehaladásának figyelése és nyomon követése
Elengedhetetlen, hogy szorosan figyelje a SharePoint munkafolyamatát hogy minden gördülékenyen menjen. Ne hagyja, hogy a feladatok vagy határidők elcsúszjanak, és ne lassítsák a folyamatot. Próbálja ki az alábbi tippeket a munkafolyamat előrehaladásának nyomon követéséhez:
- Értesítést kaphat e-mailben, amikor a feladatokat megadták vagy befejezték.
- Vessen egy pillantást a Munkafolyamat Feladatlistára a hozzárendelt feladatokhoz és azok állapotához.
- A SharePoint nézeteinek testreszabásával szűrőkkel követheti nyomon a feladatokat.
- Hozzon létre egy irányítópultot olyan KPI-kkel, mint például a teljesítési arány, a késedelem aránya stb.
- Exportálja az adatokat a SharePoint-listákból CSV-fájlba további elemzés céljából.
Ezenkívül tekintse meg a munkafolyamat-előzményeket, hogy megértse, hogyan hatnak az egyes lépések a folyamatra. A valós idejű figyeléssel gyorsan észlelheti a problémákat vagy az akadályokat. Tartsa szem előtt ezeket a tippeket, amikor új munkafolyamatot indít a SharePointban.
A hírek szerint Amerikában a legtöbb vállalkozás használja a Microsoft SharePoint . A munkafolyamat-problémák hátráltathatnak – de megfelelő kezeléssel legyőzheted őket!
Munkafolyamat-kivételek és hibák kezelése
Amikor munkafolyamat-kivételek és hibák merülnek fel, a gyors és stratégiai módszerek elengedhetetlenek a folyamatok hatékonyságához. Itt van egy 6 lépésből álló útmutató a kezelésükhöz :
- Vizsgálja meg a munkafolyamat állapotjelentéseit a probléma forrásának azonosításához.
- Ha szükséges változtatásokat kell végrehajtani, szüneteltesse a munkafolyamatot.
- Szerkessze a munkafolyamatot a problémák megoldásához.
- Indítsa újra a módosított munkafolyamatot, hogy ellenőrizze, zökkenőmentesen működik-e.
- Ellenőrizze az újonnan létrehozott naplókat, ha továbbra is problémák vannak.
- Kérjen segítséget az IT-támogató csapattól, ha semmi más nem működik, vagy fontolja meg a munkafolyamat korábbi verziójára való visszatérést.
Még néhány kivétel vagy hiba is felhalmozódhat az idő múlásával, és késéseket okozhat. Tehát az egyes problémák részletes megértése kulcsfontosságú ezek csökkentésében.
A Microsoft-csapatok néhány évvel ezelőtt problémákkal szembesültek a munkafolyamataikban. Az idő múlásával rendellenes szálakat azonosítottak forrásként. A fentiekhez hasonló technikákat alkalmaztak, és megoldották a problémát. Ha megértjük ezeket a problémákat és gyorsan intézkedünk, időt takaríthatunk meg, és nagyobb pontosságot biztosíthatunk.
Készen áll a SharePoint-munkafolyamatok testreszabására? Vedd fel a felsőruházatodat, és vágj neki az üzletnek!
Munkafolyamatok testreszabása a SharePointban
A SharePoint munkafolyamatainak egyszerű testreszabásához a vizuális tervező, a munkafolyamatok SharePoint tervezővel történő kiterjesztése és a munkafolyamatok harmadik féltől származó alkalmazásaival való integrálása jelenti a megoldást. Ezek az alszakaszok segítenek a munkafolyamatok testreszabásában, lehetővé téve a munkafolyamatok kiterjesztését és más alkalmazásokkal való összekapcsolását a nagyobb hatékonyság érdekében, gond nélkül.
A Visual Designer használata a munkafolyamat testreszabásához
A SharePoint Visual Designer segítségével személyre szabhatja a munkafolyamatokat az üzleti folyamatok automatizálása érdekében. Kínál drag and drop funkciókat műveletek, feltételek és ciklusok hozzáadásához. Testreszabhatja a szabványos munkafolyamatokat, vagy létrehozhatja teljesen sajátját.
A testreszabás lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy egyedi igényeiket kielégítsék. Ezzel egyéni feladatűrlapot készíthet InfoPath vagy HTML űrlapok , így jobban szabályozható a felhasználói bevitel. Plusz, Email Értesítések folyamatbefejezésekhez állítható be.
A Microsoft lehetővé teszi harmadik féltől származó szolgáltatások integrálását is, mint pl Dropbox vagy CRM rendszerek, például a Salesforce egyéni műveleteken keresztül. SharePoint A REST API lehetőséget biztosít egyéni műveletek tervezésére hogy külső forrásokból szerezzen adatokat.
Profi tipp: A munkafolyamatok testreszabása kulcsfontosságú ahhoz, hogy megfeleljen üzleti igényeinek és javítsa a termelékenységet az ismétlődő feladatok automatizálásával. Ügyeljen arra, hogy tesztelje a munkafolyamatokat a fejlesztési szakaszokban, hogy elkerülje a hibákat az éles környezetben.
Vedd fel a köpenyedet, és tárd fel a szuperképességedet SharePoint Designer ‚Äì ez az Ön célja, hogy a munkafolyamatokat a következő szintre emelje.
Munkafolyamatok kiterjesztése SharePoint Designerrel
Személyre szabja a munkafolyamatokat a SharePointban? Könnyen elvégezhető SharePoint Designer ! Ez az eszköz kiterjeszti az előre elkészített munkafolyamatokat, és lehetővé teszi olyan egyéni folyamatok létrehozását, amelyek illeszkednek vállalkozásához. A meglévő munkafolyamatok módosításához nyissa meg a programot, és válassza ki a módosítani kívánt programot. A szakaszok hozzáadásához és eltávolításához használja a vizuális fogd és vidd eszközöket vagy kódnézetet. Ezenkívül adjon hozzá műveleteket, például e-maileket vagy feladatokat, valamint olyan feltételeket, amelyek felhasználói bevitelt vagy bizonyos eredményeket igényelnek.
Ráadásul a SharePoint Designerrel a semmiből készíthet egyedi munkafolyamatokat. Sablonokat tartalmaz az általános üzleti folyamatokhoz, például a dokumentum-jóváhagyáshoz vagy a költségjelentésekhez. Szabja testre ezeket a sablonokat üzleti igényeinek megfelelően, és automatikusan generálnak e-maileket és feladatokat a felhasználói bemenetek alapján.
Profi tipp: A munkafolyamatok testreszabásával kapcsolatos további tippekért és támogatásért tekintse meg a SharePoint Designernek szentelt online oktatóanyagokat és közösségeket. Kinek kellenek barátok, ha egyszerűen integrálhatja munkafolyamatait harmadik féltől származó alkalmazásokkal?!
Munkafolyamatok integrálása harmadik féltől származó alkalmazásokkal
A szabványos csatlakozókon kívül vannak alkalmazásokat amelyek ingyenes vagy fizetős szolgáltatást nyújtanak „munkafolyamatok” a folyamat kiterjesztése és automatizálása. Például, DocuSign csatlakozója a SharePoint könyvtárai és listái segítségével különböző személyek közötti aláírásra vonatkozó szerződések automatikus irányítására használható.
Kiválasztás egy harmadik féltől származó alkalmazás az integrációért? Amit figyelembe kell venni: méretezhetőség, költséghatékonyság és egyszerű használat. Inkább egyet aktív ökoszisztéma és rendszeres frissítések .
tiltsa le a Windows 10 rendszergazdai fiókját
Munkafolyamatok tervezése és menedzselése? Ez olyan, mint terelgeti a macskákat . Kivéve, hogy a macskák valójában különböző véleményű munkatársak.
A munkafolyamat-tervezés és -menedzsment legjobb gyakorlatai
A rugalmasság és a méretezhetőség biztosítása érdekében a SharePointban munkafolyamat létrehozása közben hajtson végre biztonságot és engedélyeket, és tartsa fenn a munkafolyamat teljesítményét és optimalizálását. Ezeket a fontos szempontokat szem előtt kell tartania a munkafolyamatok tervezése és kezelése során. Ebben a részben a munkafolyamatok tervezésének és kezelésének legjobb gyakorlatait tárgyaljuk, és röviden feltárjuk az egyes alszakaszok előnyeit.
Rugalmasság és méretezhetőség biztosítása
Rugalmasság és méretezhetőség kulcsfontosságúak a munkafolyamatok tervezésében és kezelésében. A rendszereknek képesnek kell lenniük alkalmazkodni a munkaterhelés, a folyamatok és a technológia változásaihoz. Moduláris munkafolyamatok az összetett feladatokat kisebb komponensekre bontja, hogy könnyebb legyen hozzáadni, eltávolítani vagy módosítani. Automatizálás a méretezhetőség szempontjából is fontos. Felhő alapú megoldások igény szerinti számítási erőforrásokat tud biztosítani. A hatékonyság optimalizálása érdekében tekintse át és kövesse nyomon a teljesítménymutatókat. Felett a vállalkozások 40%-a 2023-ra átveszi az RPA szoftvert – ezzel hangsúlyozva a munkafolyamat-tervezés automatizálásának szükségességét. Ne feledje – a legjobb biztonsági rendszer olyan bonyolult, hogy nem emlékszel a jelszavadra!
Biztonság és engedélyek megvalósítása
A biztonság és az engedélyek kulcsfontosságúak a munkafolyamatok megfelelő tervezésében és működésében. Az információk védelme érdekében fontos biztonsági intézkedéseket beállítani, amelyek védik az érzékeny adatokat és megakadályozzák az illetéktelen hozzáférést. Íme 6 lépés, amelyek segítenek a biztonság és az engedélyek megfelelő megvalósításában:
- Az érzékeny adatok helye : Kezdje azzal, hogy megtalálja a védelmet igénylő információkat. Ez magában foglalhat pénzügyi információkat vagy ügyféladatokat.
- A hozzáférési szintek meghatározása : Döntse el, hogy mely felhasználói csoportoknak van szükségük bizonyos típusú adatok teljes ellenőrzésére, és mely csoportok csak korlátozott hozzáférést igényelnek.
- Engedélyek megadása szerepek alapján : Rendeljen szerepeket az egyes felhasználói csoportokhoz, és döntse el, mit tehetnek a munkafolyamat-rendszeren belül.
- Jelszó házirendek megvalósítása : Győződjön meg arról, hogy minden felhasználónak van olyan biztonságos jelszava, amely megfelel a követelményeknek, például alfanumerikus karakterláncok vagy speciális karakterek.
- Szabályok létrehozása a fájlok megosztására : Hozzon létre egyértelmű irányelveket a fájlok megosztásához a szervezeten belül. Döntse el, hogy ki oszthat meg egy dokumentumot, és hogyan korlátozhatja a fájlmegosztást régió, időzóna stb. alapján.
- Tevékenységi naplók használata : Kövesse nyomon a felhasználók által végrehajtott összes munkafolyamat-műveletet naplókon vagy auditokon keresztül, így áttekintheti a tevékenységeket, ha valami nincs rendben, vagy ha valami rossz történik.
Az is elengedhetetlen, hogy a csapat tagjait képzésben részesítsék a legjobb biztonsági protokollokról. Tanítsa meg nekik, hogyan észlelhetik a lehetséges problémákat, például az adathalász e-maileket, a rosszindulatú letöltéseket, a jelszavak rendszeres megváltoztatását stb.
Végül – a jóváhagyási folyamatoknak jól meghatározottaknak kell lenniük. Fontos, hogy szigorú vezetői irányelvek legyenek érvényben, mivel a jóváhagyások felfelé haladnak a láncon – ez megakadályozza, hogy valaki rossz szándékkal megszegje a protokollt a kiskapuk miatt.
E lépések követésével a vállalatok megvédhetik érzékeny adataikat, és növelhetik az elszámoltathatóságot. Még a legjobb munkafolyamat-terv sem tudja pótolni azt a vezetőt, aki úgy gondolja, hogy a „mikromenedzselés” a „hatékony vezetés” szinonimája.
A munkafolyamat teljesítményének fenntartása és optimalizálása.
A teljesítmény és az optimalizálás érdekében rendszeresen elemezni és javítani kell a folyamatokat . Határozza meg és figyelje meg Kulcsteljesítménymutatók (KPI-k) hogy megtalálja a szűk keresztmetszeteket. Az automatizálási eszközök és a szabványosítási eljárások is segíthetnek.
A csapattagok közötti kommunikáció és együttműködés elengedhetetlen . A képzéseket úgy kell tartani, hogy az emberek ismerjék szerepüket és a munkafolyamatban bekövetkezett bármilyen új változást. Az ügyfelektől vagy ügyfelektől kapott visszajelzéseket bele kell foglalni a munkafolyamat-optimalizálásba. Segít a munkafolyamatok személyre szabásában, hogy jobban kiszolgálják őket.
McKinsey & Company tanulmány azt mutatja, hogy a munkafolyamatok optimalizálása hozhat a termelékenység 30%-kal nőtt .
Gyakran Ismételt Kérdések
K: Mi az a munkafolyamat a SharePointban?
V: A SharePoint munkafolyamata automatizált lépések sorozata, amely segít az üzleti folyamatok és feladatok egyszerűsítésében. Ez jellemzően dokumentumok, feladatok vagy elemek felhasználók vagy csoportok közötti mozgatását jelenti jóváhagyás, áttekintés vagy szerkesztés céljából.
K: Hogyan hozhatok létre munkafolyamatot a SharePointban?
V: Munkafolyamat SharePointban való létrehozásához először meg kell határoznia az automatizálni kívánt üzleti folyamatot vagy feladatot. Ezután a SharePoint Designer vagy a Microsoft Power Automate segítségével hozzon létre egy egyéni munkafolyamatot, amely megfelel az Ön igényeinek.
K: Mi az a SharePoint Designer?
V: A SharePoint Designer a Microsoft ingyenes eszköze, amely lehetővé teszi a munkafolyamatok testreszabását és létrehozását a SharePointban. Számos műveletet és feltételt kínál, amelyek lehetővé teszik az üzleti folyamatok és feladatok automatizálását végző összetett munkafolyamatok felépítését.
K: Mi az a Microsoft Power Automate?
V: A Microsoft Power Automate egy felhőalapú eszköz, amely lehetővé teszi automatizált munkafolyamatok létrehozását a SharePoint és más alkalmazások között. Számos sablont és csatlakozót kínál, amelyek leegyszerűsítik az egyéni munkafolyamatok létrehozásának folyamatát.
K: Hogyan tesztelhetem és hibakereshetem a SharePoint-munkafolyamatomat?
V: A SharePoint Designer és a Microsoft Power Automate egyaránt kínál tesztelő és hibakereső eszközöket, amelyek lehetővé teszik a munkafolyamatok futtatását és hibaelhárítását. Használhatja a SharePoint beépített naplózási funkcióját is a munkafolyamatok állapotának nyomon követésére és a problémák azonosítására.
K: Vannak bevált módszerek a SharePoint-munkafolyamatok létrehozására?
V: Igen, a SharePoint-munkafolyamat létrehozásakor számos bevált módszert kell követni, beleértve a világos célok meghatározását, a munkafolyamat-műveletek leíró elnevezését, a hibakezelési és eszkalációs útvonalak beépítését, a munkafolyamat tesztelését és finomítását, valamint annak biztosítását, hogy minden érdekelt fél képzésben részesüljön. használatáról és előnyeiről.
